Assistant Administratif - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation transition environnementale et énergétique,Direction ressources, direction adjointe administration et finances, service administration finances, unité Juridique-Processus délibératif
- 04/09/2023

Vous aspirez à exercer votre métier au sein d'une structure publique territoriale, porteuse de valeurs fortes, tout en recherchant un sentiment d'être utile à la collectivité ?
Alors rejoignez la Métropole de Lyon Ses 9200 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d'habitants - et du territoire.

La délégation transition environnementale et énergétique de la Métropole (DTEE) de Lyon incarne l'ambition métropolitaine de transition écologique sur les volets cycle de l'eau, déchets, écologie / environnement / énergie, énergie des bâtiments, déployés au sein de directions dédiées à chacune de ces thématiques.

Au sein de la direction ressources, sous la responsabilité du responsable d'unité Juridique-Processus délibératif, l'assistant participe à la gestion administrative du processus délibératif pour un portefeuille de directions bénéficiaires.
À titre secondaire, il apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers pour les unités juridique, marchés et finances du même périmètre.

**Vos missions**:
Au titre du processus délibératif:

- contribuer à la mise en œuvre administrative du processus délibératif pour un portefeuille de directions bénéficiaires, aux côtés du responsable d'unité, et le cas échéant du gestionnaire processus délibératif,
- sécuriser les ordres du jour et préparer formellement les dossiers à présenter en Comité d'engagement (CE), Conseil de Métropole (CM) et Commission Permanente (CP),
- assurer le contrôle de forme (respect de la charte interne) des projets de rapports avant transmission à la Direction des assemblées et de la vie associative (DAVI) et à la Direction des Finances (DF), en vue des CE, CM et CP,
- organiser et suivre les circuits de visas et signatures des rapports,
- diffuser le calendrier du processus délibératif,
- contribuer au respect des délais et à l'interface avec les directions opérationnelles,
- suivre et sécuriser les modifications à apporter aux projets tout au long du processus,
- diffuser les mises à jour ou nouveaux processus fédéraux auprès du public concerné,
- assurer la responsabilité et la gestion de la boîte mail de service

« correspondant assemblées ».
Au titre de l'assistance administrative:

- gérer des parapheurs, rédiger des courriers, des ordres du jour, des convocations et comptes-rendus, classement et archivage, gestion d'agendas, accueil du public et gestion du standard, suivi des moyens généraux (fournitures, tickets TCL, fournitures administratives ).

En tant que de besoin, cette assistance administrative peut être réalisée auprès des 3 unités : juridique, finances, marchés du périmètre concerné.

**Vos connaissances et compétences**:

- connaissance des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe,
- connaissance du vocabulaire professionnel juridique du service,
- connaissance du fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service,
- connaissance des techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.),
- connaissance des logiciels de bureautique,
- connaissance des techniques de classement et d'archivage,
- connaissance des procédures de suivi des offres de services des fournisseurs en bureautique,
- connaissance de l'activité, du fonctionnement et des partenaires du service,
- connaissance des instances de décision de la collectivité,
- connaissance des procédures administratives,
- capacité à réceptionner des appels téléphoniques,
- capacité à réaliser des travaux bureautiques,
- capacité à effectuer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe : respect des délais de transmission de documents avant les réunions, savoir gérer les agendas de l'équipe,
- capacité à suivre et mettre en forme des dossiers administratifs,
- capacité à exécuter des procédures et décisions administratives : capacité à vérifier la conformité des procédures administratives, savoir préparer les documents de suivi des décisions administratives.

**Vos aptitudes et qualités**:

- polyvalence,
- politesse, courtoisie,
- aptitude à collaborer avec les autres, bon relationnel,
- organisation, gestion du temps,
- maîtrise de l'orthographe,
- discrétion,
- être méticuleux, minutieux,
- disponibilité.

**Conditions de travail**:
Lieu : le Triangle, 117 boulevard Vivier Merle, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés