Adjoint-e en Gestion Administrative - Lyon, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date limite de réponse : 9 juillet 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - ATRF - Adjoint Technique
- Durée du contrat:
Du 21 août 2023 au 30 septembre 2023
- Localisation:
Agence comptable
15 Rue du tour de l'eau
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

Composée d'une soixantaine d'agents répartis en 3 directions et 1 service, l'agence comptable:

- Tient la comptabilité de l'établissement et établit son compte financier ;
- Assure le recouvrement des ordres de recettes ;
- Assure le paiement des dépenses
- Contrôle l'autorisation de percevoir la recette
- Contrôle la qualité de l'ordonnateur, la disponibilité des crédits et l'exacte imputation des dépenses
- Contrôle la conservation des droits, privilèges et hypothèques et la conservation des biens ;
La Direction dépenses est en charge du paiement des dépenses de l'université composées d'environ factures et ordres de missions.

La Direction Dépenses, placée sous les responsabilités d'une directrice et d'une directrice adjointe, de l'Agence comptable est composée de deux pôles et d'un service:

- Un pôle fonctionnement chargé de la liquidation des factures et avoirs en classe 6
- Un service dépenses spécifiques/investissement qui se compose d'un pôle dépenses spécifiques chargé de la liquidation des factures et avoirs présentant un caractère particulier et d'un pôle immobilisations/travaux chargé de la liquidation des factures et avoirs en classe 2.
- Un pôle fournisseurs/agents chargé de la création et de la modification des fournisseurs et agents

Missions principales

Sous la responsabilité de la directrice Dépenses, vous serez rattaché au pôle fournisseurs/agents et assurerez la création et le suivi de la base tiers, l'accueil téléphonique, la gestion du courrier, la gestion des relances mails et courriers des fournisseurs ainsi que la relation fournisseurs.

Activités principales

Création et suivi de la base tiers (fournisseurs/agents)
- Traitement et suivi des demandes via les tickets GLPI
- Création et modifications des fournisseurs et agents dans l'outil SIFAC
- Mise en qualité de la base tiers (fournisseurs et agents)

Accueil téléphonique
- Accueil téléphonique assuré via un outil spécifique XIVO

Gestion du courrier
- Tri des factures en fonction de l'organisation de la Direction Dépenses
- Contrôle de la conformité des factures
- Courrier fournisseurs en cas de factures non conformes

Gestion des relances mails et courriers des fournisseurs
- Traitement et suivi des demandes via les tickets GLPI et/ou boite mails
- Vérification de la réception des factures dans l'outil DEMAT
- Contrôle du paiement ou non de la facture dans l'outil SIFAC
- Transmission des données pour mise en paiement urgente auprès du responsable de pôle
- Demande de duplicata auprès du fournisseur en cas de non réception de la facture
- Injection manuelle de factures (essentiellement étrangères) dans l'outil Sifac dématérialisation (P2P)

Relation fournisseurs
- Information auprès des gestionnaires et/ou fournisseurs de l'état de paiement des factures

Compétences attendues
- Connaître les outils bureautiques et l'outil SIFAC (SAP) serait un plus
- Savoir alerter sa hiérarchie
- Travailler en équipe et en autonomie
- Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur, de méthode

Restriction ou contraintes liées au poste:
Congés restreints de novembre à janvier du fait de la clôture d'exercice

Conditions de diplômes
- Sans diplôme

Rémunération
- A partir de 1979€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement-
- Sur le postePOURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts- 80 laboratoires de recherche-
LE LABEL HR EXCELLENCE IN RESEARCH
- L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
- le label "HR Excellence in research" attribué par la
- Commission européenne.