Assistant Au Sein Du Bureau Des Admissions - Laxou, France - Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
il y a 5 jours
Description
**Détails de l'offre**:**POSTE PROPOSÉ**
Assistant au sein du Bureau des Admissions
**CONTRAT**
CDD; Détachement; Mutation
**DESCRIPTIF**
Un poste d'Assistant (sur le grade d'Adjoint Administratif) est à pourvoir au sein du Bureau des Admissions de la Direction des Affaires Financières, du système d'information hospitalier, des admissions et du standard.
IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Assistant
Grade : Adjoint Administratif
Position dans la structure:
Liaisons hiérarchiques : Responsable des admissions
Liaisons fonctionnelles : cadres de l'établissement et personnels des services administratifs, médecins, familles
Unité d'affectation : Bureau des Admissions
DESCRIPTION DU SERVICE
Composition de l'équipe : 1 secrétaire, 9 gestionnaires Soins libres et Soins sans consentement
Horaires de travail : 35 par semaine pour un temps plein
ACTIVITÉS
ORGANISATION GENERALE DU SECRÉTARIAT
Accueil:
Accueil et information personnes internes et externes
Délivrance de documents
Courrier:
Gestion et répartition du courrier selon unités (envoi et réception)
Suivi des mails (externes et internes) et rediffusion aux personnes concernées
Tâches qui en découlent à réaliser
Centralisation et diffusion des fax
Préparation des « navettes courrier »
Statistiques:
Suivi des statistiques du service
Mises à jour de tableaux de suivi
Réunions:
Préparation et suivi des réunions (réservations salles, créneaux horaires, invitation)
Centralisation des documents et rapports liés à l'ordre du jour : mise en forme, recherche de documentation liée à ces instances, production de documents
Convocation des participants et envoi des documents
Secrétariat des instances (prise de notes, distribution sur table des documents, diffusion informatique )
Rédaction et diffusion des comptes rendus
Proposition d'ordre du jour pour les réunions
Lien avec les intervenants extérieurs
Classement /archivage
Classement de divers courriers, rapports
Archivage des dossiers du bureau des Admissions
Mise à jour des affichages dans le service
Circulaires : copies, diffusion et classement
Mise à jour listing téléphonique et diffusion
Mise à jour des groupes de contacts Outlook
Mise à jour organigramme
Participation à d'autres réunions ponctuelles
Rédaction de lettres, invitations
Fonctionnement service
Suivi et commande de matériel et fourniture
Suivi et réalisation des bons d'intervention pour travaux et réparation admission et standard (bons CARL)
Régie
Mise à jour du tableau de suivi de la régie
Gestion des dépôts et retraits
Isolement et contention
Suivi du tableau des isolements et contention
Préparation des documents et tableaux de suivi pour l'astreinte soir et Week
- end
Gestion administrative patient
Suivi des dossiers nécessitant l'accord du patient pour prise en charge de la chambre particulière
Suivi des dossiers patients selon portefeuille adapté
COMPETENCES / CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Qualités relationnelles et d'organisation
Communication écrite/orale et relations interpersonnelles
Maitrise de Microsoft Pack Office (notamment EXCEL)
Maitrise BO et requêtes statistiques
Maitrise des technologies de l'information et de la communication
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
**PERSONNE À CONTACTER**
JANS Benoît
L'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
**ETABLISSEMENT**
Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou
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