Secrétaire de direction - Saint-Denis, France - Haute Autorité de Santé

Description

Date : 29/04/2024
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (H/F) au sein de pôle de soutien et d'appui aux instances de gouvernance Emploi Secrétaire de direction

Filière : Appui au management et au pilotage Emploi-repère Secrétaire de direction Catégorie d'emploi Catégorie 3 Type de contrat Contrat à durée déterminée 6 mois
Temps complet Motif Renfort temporaire Localisation Saint-Denis Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n° du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement) DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR Direction et service d'affectation Direction générale Au sein de la Direction générale, le pôle de soutien et d'appui aux instances de gouvernance a deux fonctions principales :

• Une fonction d'appui à l'instance « Collège » dans l'organisation de ses réunions
• Une fonction de soutien aux membres du collège dans leur organisation quotidienne.

Missions générales du poste à pourvoir Directement rattaché(e) au responsable du pôle de soutien et d'appui aux instances de gouvernance, vous aurez pour mission d'assurer la gestion administrative et logistique des séances du Collège.

Votre mission vous conduit à avoir des interactions fréquentes avec l'ensemble des services de la HAS et avec les membres du Collège.

Vous serez en charge, plus particulièrement de :

• Planifier et organiser des séances du Collège, incluant la logistique (réservation de salles, matériel de vidéo-projection, enregistrement) ;
• Recueillir en amont des informations nécessaires à la préparation des dossiers examinés en séance par le Collège,
• Préparer le calendrier de passage au Collège, l'ordre du jour et les dossiers pour les séances ;
• Diffuser des documents professionnels : ordre du jour, procès-verbal, diaporama, note, mail interne, courrier externe ;
• Assurer le suivi des mises en ligne des avis et décisions et des documents s'y rattachant sur le Bulletin officiel de la HAS ;
• Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur support numérique ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers (achats et commandes) ;
• Concevoir et/ou actualiser des tableaux de bord d'activité, bilans d'activité ;
• Participer à l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect.
• Participer au remplacement ponctuel au sein du pôle ou au renfort selon les besoins et les possibilités

PROFIL RECHERCHÉ
Formation

Expérience
Compétences
Titulaire d'un bac / bac +2 en gestion administrative, assistanat de manager ou de direction.

Une expérience en secrétariat, secrétariat de direction, assistanat de manager, de 2 à 5 ans dans un domaine similaire ou connexe.

• Solides compétences en gestion administrative et secrétariat,
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office, word, excel, powerpoint, internet),
• Excellent relationnel et aptitude pour le travail en binôme,

• Diplomatie et sens de l'écoute face à des interlocuteurs variés,
• Rigueur, sens de l'organisation et des priorités,
• Adaptabilité en lien avec les évolutions de l'institution et les changements d'organisation,
• La connaissance de l'environnement institutionnel et professionnel de la HAS et/ou du secteur social et médico-social est un plus,
• La connaissance de l'anglais est également un plus.

LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.

Elle exerce trois missions principales :

- évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
- recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
- mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.

La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.

Créée par la loi du 13 août 2004 relative à l'Assurance maladie, elle est organisée autour :

- d'un Collège de huit membres dont une présidente ;
- de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège :
- de services réparties en cinq directions opérationnelles.

Ref : C157O77481