Assistant Administratif Et Comptable - Salon-de-Provence, France - Climater Maintenance Méditerranée

Climater Maintenance Méditerranée
Climater Maintenance Méditerranée
Entreprise vérifiée
Salon-de-Provence, France

il y a 5 jours

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
1. ADMINISTRATION DES VENTES

Ø Création des clients sous logiciels Espace affaires.

Ø Saisie et édition des factures clients : devis, intervention et contrats

Ø Renouvellement des contrats

Ø Envoie des factures clients via diverse plateforme : mail, Resopost, Chorus

Ø Dépôt des rapports d'intervention pour divers clients sur diverses plateformes suite aux demandes : mails, Teams.

Ø Dépôt et renouvellement de nos documents administratifs pour la conformité pour nos clients sur divers supports Clients

Ø Relances clients

Ø Suivi des créances douteuses

Ø Réception et traitement des virements

Ø Réception, traitement des remises de chèques

Ø Création des numéros de chantiers : « affaires »

Ø Création des contrats, classeurs

Ø Transferts des devis en commandes clients

Ø Mise à jour des indices contrat

Ø Classement et archivage des supports papiers après traitements de ces derniers.

Ø Etablissement de devis pour régularisation de commandes suite interventions (RIN). Suivi de ces devis sur Excel et relances effectuées par mail et/ou téléphone pour régularisation de ces commandes

Ø Pointage et rapprochement des passages d'entretien sur le tableau suivit des contrats

Ø Récapitulatif listes des RIN pour PFA

Ø Traitement courrier postal entrant et sortant.

2. SERVICES GENERAUX

Ø Vérification des sauvegardes informatiques avec mise en place des sauvegardes quotidiennement.

Ø Gestion des stocks des consommables liés à l'entretien et à l'usage des locaux.

Ø Commande du matériel de bureau

3. GESTION DU PERSONNEL

Ø Registres du personnel pour les Etablissements de AVIGNON et GEMENOS

Ø Saisie et suivi des congés payés

Ø Commande vêtement / tablette / téléphone

Ø Prise de rdv et validation devis réparation véhicule

Ø Création véhicule logiciels métier BASC

Ø Géolocalisation suite aux demandes des Chargés d'affaires

Ø Commandes des cartes totales

Ø Traitement des amendes pour dénonciation

4. POINTAGE D'HEURES

Ø Saisie des heures de tous les techniciens des deux agences Méditerranée sous logiciel Espace Affaires.

Ø Saisie des absences, congés, maladie, astreintes.

5. STANDARD TELEPHONIQUE

Ø Tenue du standard : réception des appels et traitements associés

Ø Accueil physique des personnes et de la clientèle

Ø Secretariat divers : mailing etc.

6. PAYE

Ø Collecte et traitements des éléments de paye

Ø Suivi des arrêts maladies, des absences, congés, astreintes

Ø Transmission des relevés

7. DOSSIER APPELS D'OFFRES

Ø Création des dossiers administratif appels d'offres pour la partie administrative.

8. FACTURES FOURNISSEUR

Ø Création des fournisseurs

Ø Rapprochement commandes, BL, factures

Ø Saisie des factures

Ø Scanne des factures fournisseur pour contrôle tarif service Généraux

Ø Scanne et transfert des factures véhicules sur logiciels métier Climauto

Ø Archivage des pièces comptables

Ø Trie des commandes en cours et partielles

Ø Relance et trie des BL et bons de commandes en attentes de facturation

Ø Saisie des commandes fournisseurs

Ø Pointage de la bonne saisie des frais généraux

Ø Transfert des classeurs de factures pour paiements au siège

Ø Réception physique en l'absence des chargés d'affaires du matériel lors des livraisons des fournisseurs.

9. NDF

Ø Saisie des notes de frais

Ø Saisie des km

Ø Archivage des copies des notes de frais

10. SUIVI DES LITIGES FOURNISSEURS

Ø Litige factures

Ø Litige factures contrat de maintenance

Ø Relance des litiges

11. DOSSIER SOUS-TRAITANCE

Ø Traitement et suivi des dossiers de sous-traitance / autoliquidation : demande de documents administratifs

Ø Etablissement du contrat de sous-traitance

12. FLUIDE

Ø Classement et Archivage des doubles de facture fluides pour suivi par le directeur.

13. FACTURE MULTI

Ø Extraction des fournitures

Ø Etablissement des factures multi mensuelles

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 200,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Épargne salariale

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées
- Prime annuelle

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Expérience:

- Expérience administrative: 10 ans (Exigé)

Disponibilité:

- Travail en journée (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel
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