Assistant Administratif - Bois-le-Roi, France - LES AILES DEPLOYEES

LES AILES DEPLOYEES

Entreprise vérifiée

Bois-le-Roi, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Les Maisons Hospitalières de Sénart (savigny le temple), établissement sanitaire psychiatrique privé à but non lucratif dont l'ouverture est prévue pour le 2 ème semestre 2024 seront composées de trois unités de soins:

- La Maison Partenaires (55 lits) : hospitalisation complète
- Passerelle (20 lits) : centre de postcure
- L'Espace de Jour Réhab (25 places) : hôpital de jour

Les unités de soins appartiennent à l'association Les ailes déployées.
L'un des objectifs majeurs du futur site est d'accompagner le virage inclusif de la psychiatrie.
Le projet a pour but de créer une offre de soins et d'accompagnement à destination des personnes connaissant, ou ayant connu, des épisodes de troubles d'ordre psychique, en s'appuyant sur le concept de « rétablissement » et visant un parcours inclusif : inclusion dans l'habitat, dans l'emploi et dans la ville, afin de minimiser les ruptures de parcours de vie des personnes accompagnées.

MISSION GLOBALE
Il/Elle a pour mission d'assister la Direction de l'établissement et le Responsable Paie & RH dans le suivi de leurs dossiers, de prendre en charge la gestion administrative des personnels, et assurer le secrétariat.

PRINCIPALES ACTIVITES:
Assistance Direction de site:

- Gérer l'agenda institutionnel et actualiser son affichage pour les différents pôles (accueil, soins, hôtelier,
éduc)
- Gérer le courrier de la Direction et du service administratif et financier
- Mettre en forme et diffuser les documents institutionnels en lien avec le service Qualité
- Assurer la rédaction de compte-rendu de réunion et de courriers administratifs (selon modèle fourni)
- Classer et archiver les documents de la Direction et du service administratif
- Effectuer la commande et la gestion du stock des fournitures
- Recenser les besoins en fournitures des différentes équipes,
- Passage de commandes groupées,
- Suivi des stocks et réapprovisionnement.
- Mettre en forme et diffuser les plannings des astreintes médicales, administratifs et techniques
- Assiste le Responsable Paie et RH dans le cadre des projets de développements spécifiques RH.

Recrutement:

- Diffuser les offres d'emplois ;
- Préparer les simulations de rémunérations à la demande (sous contrôle du RRH)

Ressources Humaines:

- Aider à l'établissement des documents de reporting RH : export des données et traitement
- Effectuer la gestion des mouvements des personnels
- Rédiger les contrats de travail CDD et CDI selon les canevas fournis et réaliser les déclarations
réglementaires (DPAE...)
- Mettre à jour et suivre les dossiers individuels des salariés
- Effectuer l'inscription et la radiation auprès des organismes extérieurs (Mutuelle, Prévoyance,...),
- Suivi des congés des différents pôles en lien avec la/le Responsable Paie et RH
- Coordonner la mise en place des formations obligatoires et en assurer le suivi en liaison avec le siège.

Administration du personnel:

- Appliquer les procédures d'embauche et de départ du personnel
- Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : établir les contrats de
travail, les avenants, soldes de tout compte, assurer les affiliations et les radiations à la mutuelle et à la
prévoyance ;
- Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié
- Gérer les communications liées aux mouvements du personnel : note d'affectation
- Gérer les convocations à la médecine du travail (visites obligatoires, périodiques, reprise...) et en faire
le suivi
- Alimenter en informations et documents le logiciel de paie
- Participer à la logistique des opérations liées aux élections des représentants du personnel
- Alimenter les outils de reporting liés à l'administration du personnel

Stagiaires:

- Gérer le suivi administratif des dossiers ;
- Gérer les gratifications des stagiaires ;
- Suivre et alimenter le tableau de bord des stagiaires.

Paie:

- Préparer les éléments fixes et variables de la paie après réception des feuilles d'émargement ;
- Transmettre les arrêts de travail (maladie, maternité, etc.) au service RH du siège social, préparer les
éléments déclaratifs des accidents du travail
- Préparer le tableau de suivi des IJSS : récupération des données de paie et des bordereaux et remplissage du tableau (sous contrôle du RRH) ;
- Constituer les dossiers de prévoyance et les suivre ;
- Saisir les contrats dans le logiciel de paie ;
- Transmettre les documents de soldes de tout compte aux salariés sortis ;
- Mettre sous pli les bulletins de paie (bulletins non dématérialisés).

Service Informatique:

- Assurer la présence du prestataire informatique en listant les besoins ou les dysfonctionnements de chaque unité de soins,
- Réaliser l'inventaire du parc informatique en collaboration avec le prestataire et sous la responsabilité
de la Direction de site
- Effectuer un suivi des badges en lien avec le