Assistant Administratif Département Des Publics Et - Art-sur-Meurthe, France - Saint Etienne

Saint Etienne

Entreprise vérifiée

Art-sur-Meurthe, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date de publication:

- 07/06/2024
- 07/07/2024
- Référence:

- 3208
- Direction:

- Affaires culturelles
- Service:

- Musée d'art moderne et contemporain
- Cadre(s) d'emplois:
Adjoints administratifs territ.
- Lieu de travail:

- Musée d'art moderne et contemporain
- Horaires:

- Travail en semaine du lundi au vendredi (mobilisable en soirées, week-ends et jours fériés en HS). Horaires de bureaux en semaine 9h/18h ou 8h30/17h30 pour assurer l'amplitude de travail du Musée
- Spécificités du poste:
Assurer des permanences pour garantir la continuité de service
- Chargé de recrutement:

- PEGGY BALTAZAR DIAS

Contexte:
Au sein du Musée d'Art Moderne et Contemporain (MAMC+) F/H, rattaché à la Direction aux Affaires Culturelles, vous assurez l'assistance administrative de 2 départements : le département des publics et le département technique et sécurité. Vous représentez l'image de la collectivité, de l'établissement, auprès des différents publics (visiteurs, entreprises, publics spécifiques...). Vous êtes en relation et travaillez en coopération avec les autres métiers et services du Musée (dont médiation culturelle, sécurité-surveillance, boutique, administration...).

Missions:
Vous serez chargé de:

- assister les responsables de départements et les responsables de services (gestion des agendas, élaboration de documents, etc),
- assurer le suivi, l'archivage et la mise à disposition des documents et registres contractuels,
- rédiger des pièces de marchés publics, contribuer à la mise en place et à la gestion de procédures de marchés publics, assurer le lien avec le secrétariat général,
- contribuer à la préparation et au suivi des budgets,
- organiser des réunions et en rédiger et diffuser les comptes rendus,
- en lien avec les responsables de département, les responsables de services et l'administration du MAMC+: concevoir et mettre à jour des tableaux de pilotage, outils et processus de suivi d'activité et de plannings des équipes en contact avec le public,
- participer au collectif des assistant(e)s de département et de direction de Musée pour assurer une bonne continuité de service,
- classer et archiver les documents (format papier et numérique),
- participer au travail sur les bases de données contacts des départements,
- assurer la préparation et le suivi des devis, commandes et factures en lien avec le secrétariat général et l'unité finances,
- préparer et rédiger des contrats et conventions,
- préparer et mettre en œuvre des décisions de la collectivité (décisions du Président, rapport pour délibération, notes...),
- préparer et participer au suivi des dossiers de demandes de subventions et participer à la veille sur le sujet,
- assurer de bons circuits de remontée et de diffusion d'informations au sein des départements,
- préparer la communication des évènements et activités en lien avec le service Communication,
- ponctuellement, participer à la conception d'outils de communication (signalétique, web, programme papier, flyers sur de évènements, présentations Powerpoint...),
- apporter une aide logistique pour les évènements (mises sous pli, diffusions, présence durant certains évènements...),

Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer selon les besoins du service.

Profil:

- Maitrise des outils de bureautique et logiciel métiers
- Connaissance de l'environnement des musées appréciée et du fonctionnement administratif des organisations territoriales
- Excellent sens du relationnel
- Capacité à travailler en équipe mais également en autonomie