Coordinateur Administratif Et Financier Sud - Lyon, France - CBRE

CBRE

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Posted- 01-Mar-2023- Service line- GWS Segment- Role type- Full-time- Areas of Interest- Facilities Management- Location(s)- Lyon - Auvergne-Rhone-Alpes - FranceLe Coordinateur administratif et financier Sud est responsable de fournir un service à la clientèle exceptionnel et un soutien financier et administratif complet aux clients internes et externes, ainsi que le suivi opérationnel de l'implémentation et le bon respect du contrat IFM pour le client sur les site du sud de la France relevant de sa responsabilité, travaillant en étroite collaboration avec l'équipe du compte et le client pour fournir des services de classe mondiale.

Le portefeuille de clients comprend plus de 340 sites en Europe et plus de 140 sites en France, avec comme activités la logistique, la distribution, les sièges sociaux et les petites propriétés régionales polyvalentes. Ces sites clients sont gérés par des techniciens CBRE mobiles et statiques, ainsi que par des prestataires, couvrant une gamme complète de services FM. La portée de la responsabilité technique de CBRE comprend la réparation et la maintenance, la gestion des actifs, de l'énergie ainsi que l'optimisation des systèmes de construction.

Le Coordinateur administratif et financier doit comprendre le contrat commercial entre CBRE et le client ainsi que les processus et procédures des deux parties. La personne a les responsabilités de base suivantes:
Finance
- Créer un lien positif, professionnel et transparent entre les différents partenaires fournisseurs intervenant sur les sites clients
- Être à l'avant-garde des relations clients avec l'équipe FM du client et les opérations locales
- Facturation AR au client avec le soutien de l'équipe finance du compte
- Poursuite de la collecte AR basée sur les conditions de paiement contractuelles
- Créer et examiner des rapports de gestion tels que les profits et pertes, les revenus non facturés, les comptes clients.
- Générer des bons de commande et examiner les bons de commande ouverts
- Traiter les factures fournisseurs et résoudre les requêtes. Travailler avec l'équipe finance du compte sur le paiement des fournisseurs.
- Soutenir la préparation et la livraison de l'examen mensuel des contrats
- Générer une performance financière de haute qualité pour influencer les résultats de profits et pertes
- Soutien dans les rapports et les projets ad hoc selon les besoins du compte

Services et SI7
- Soutenir l'équipe pour le suivi des tickets
- Examiner et améliorer continuellement le service à la clientèle
- S'engager pleinement avec et utiliser la technologie CBRE disponible déployée sur le compte client, y compris Vantage Analytics, SI 7, les salles d'équipe partagées et les portails de données client.
- Aider à la mise en œuvre de processus de communication efficaces au sein de l'équipe FM
- Autres tâches qui peuvent être requises et qui sont considérées par le supérieur hiérarchique comme étant compatibles avec le niveau et les responsabilités générales du poste

Santé et sécurité
- Soutenir l'équipe pour le suivi des inspections de santé et de sécurité, des audits et des visites qualité
- Suivre la mise en place des plans de prévention et des permis de travaux
- S'assurer que toutes les actions d'audit sont clôturées dans les délais impartis, offrant une transparence et une visibilité totales des actions et des résultats à l'équipe de gestion des comptes
- S'assurer que les normes en matière de santé et de sécurité et d'environnement sont respectées
- Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécurité

Systèmes et procédures
- Accompagner les responsables sur la surveillance des systèmes d'assistance et de reporting pour assurer la conformité aux KPI et aux accords de niveau de service
- Assurer l'adoption complète de l'utilisation au sein des équipes des outils et systèmes disponibles sur le compte tels que les plateformes de reporting, les systèmes de GMAO, les rapports H&S, le partage de fichiers et les outils de communication (Teams / Zoom).
- S'assurer que les procédures opérationnelles normalisées, les manuels et les procédures d'exploitation d'urgence sont en place, régulièrement examinés et toujours suivis par le personnel CBRE et le personnel du fournisseur.

Contrat
- Identifier et aider à mettre en œuvre des opportunités d'économies pour le client et le compte en fonction de l'obligation contractuelle
- Comprendre les engagements contractuels et générer des performances commerciales de haute qualité grâce à un meilleur achat et à une meilleure utilisation des fournisseurs privilégiés
- Compiler les rapports du compte et le rapport de gestion mensuel du client
- Mettre à jour la répartition de la main-d'œuvre pour assurer l'exactitude des rapports clients et financiers
- Aider les respons