Office Manager - Gennevilliers, France - Aramis recrutement

Aramis recrutement

Entreprise vérifiée

Gennevilliers, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Nous recherchons pour notre client association spécialisée dans l'accompagnement de personne en situation de handicap, à Gennevilliers (92), un Office manager H/F dans le cadre d'une longue mission avec démarrage immédiat.

**Vos missions**:
**Communication & coordination**:
Accueillir, renseigner et orienter les usagers et plus largement les visiteurs/clients
S'assurer de la tenue des affichages règlementaires et obligatoires nécessaires aux salariés et personnes accueillies
Gérer le courrier entrant et sortant, tri et affranchissement
Coordonner la transmission des informations aux bons interlocuteurs et s'assurer de la réception des messages et leur suivi auprès des équipes
Mettre en place les outils nécessaires aux nouveaux embauchés et les former au fonctionnement TEAMS (outil collaboratif de projets)
Mettre en forme les informations (prise de note, mise en plage de documents, création de documents, tableaux

**Ressources humaines**:
Création sur EIG, suivi et mise à jour des dossiers du personnel
Gestion des nouveaux salariés embauchés
Saisie et suivi des variables de la paies des usagers et des salariés en lien avec la direction
Suivre et gérer les demandes de CP et autres absences des usagers, gérer les soldes de CP
Gérer les visites médicales du personnel et des usagers
Suivi des formations des salariés en lien avec le siège et la direction de l'établissement
Affichage mensuel et mise à jour du calendrier de présence salariés
Communication et suivi des feuilles d'émargement du calendrier mensuel de travail de chaque salarié soumis à horaire

**Suivi des dossiers médico-sociaux**:
Suivre les admissions et sorties d'usagers en lien avec la cheffe de service médico-social
Tenue du tableau de suivi MDPH, dossier de renouvellement en lien avec la Cheffe de service médico-social
Mise à jour logiciel DUU, Via trajectoire
Appliquer la règlementation en vigueur dans le secteur médicosocial et associatif
Procédures et suivi de la démarche qualité interne à l'établissement
Préparer les salles de réunions en lien avec l'équipe restauration et propreté
Assister aux réunions d'équipe et de CVS et rédiger le compte-rendu
Participer à la préparation et l'organisation d'événements (JPO, manifestations)
Gérer les commandes de fournitures et matériels
Participer au déploiement de la démarche qualité de l'établissement
Mettre à jour le tableau de suivi des contrats de maintenance inhérents aux activités de l'établissement en lien avec la direction
Suivre les conventions de partenariat (prestations externes)

**Profil recherché**

Issu/e d'une formation supérieure type Bac+2, en assistanat, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Sens des responsabilités, capacité d'adaptation et esprit d'équipe, seront des atouts pour évoluer sur ce poste.

A l'aise sur les outils informatiques, vous disposez de vraies compétences rédactionnelles.

Immédiatement disponible, n'hésitez pas, postulez

Type d'emploi : Intérim

Salaire : 32 000,00€ à 34 000,00€ par an

Expérience:

- Office manager: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel