Assistant Administratif Achats équipements Des - Rouen, France - Région Normandie

Région Normandie

Entreprise vérifiée

Rouen, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**La Direction des Lycées de Normandie (DLN)** est chargée de piloter la politique régionale en direction des lycées. Elle met en œuvre les actions et dispositifs en matière de financement, d'équipement et d'accompagnement des projets d'établissement des lycées publics et privés.

**Au sein de la DLN, Le Service Équipement est chargé de**:

- Contribuer à la stratégie d'équipement de la collectivité en proposant les ajustements nécessaires aux priorités définies : pôles d'excellence, sécurité et conditions de travail, filières de formation innovantes, référentiel internats
- Instruire l'ensemble des demandes d'équipements pédagogiques et non pédagogiques des lycées, en effectuant des priorités et une programmation pluriannuelle des achats.
- Garantir le bon fonctionnement des établissements d'un point de vue matériel, et notamment d'assurer, en lien avec les Autorités Académiques, l'acquisition et l'adaptation des équipements pédagogiques dans le cadre de la carte des formations, de la mise aux normes des plateaux techniques, la rénovation des référentiels de formation professionnelle, leur renouvellement en cas de vétusté.
- Assurer l'acquisition et le renouvellement des mobiliers et équipements de restauration et d'entretien des locaux pour les différents locaux des Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE), y compris lingeries mutualisées en lien avec la réglementation et le bien-être des usagers et la qualité de travail des agents.

**Missions principales**:

- Participer à la mise en oeuvre et à la gestion des dossiers achats et subventions des équipements des EPLE normands.
- Contribuer à l'information des interlocuteurs internes et externes.
- Notifier les lettres de commande sur le e-marchés publics pour l'accord matériels de restauration. Pour les équipements pédagogiques, dépôt, récupération des offres et notification des commandes.
- Demander le service fait de manière dématérialisée.
- Gérer la partie financière du Fonds Commun Social d'Hébergement (FCSH).

**Responsabilités liées à la fonction**:
**Activités attendues sur le poste**:

- Etablir les lettres et bons de commande d'équipement et de prestations de service.
- Participer à l'élaboration ou rédiger directement des documents et actes administratifs sur la base de documents types.
- Recueillir les éléments permettant d'assurer le suivi des opérations de réception et de livraison des équipements.
- Préparer la signature du Service Fait après contrôle et ajout si nécessaire de pièces administratives.
- Assurer le recueil et le contrôle des pièces justificatives nécessaires au pré-mandatement des factures.
- Saisir et engager les dépenses et les recettes sous Grand Angle.
- Procéder aux engagements et liquidations sur Progos.
- Réaliser les opérations de liquidation en totale dématérialisation (scan des documents, enregistrement des pièces, service fait...).
- Créer et/ou mettre à jour les fichiers de suivi des dossiers.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers gérés.
- Rédiger des courriers et participer aux diverses réunions.
- Renseigner et/ou échanger des informations avec les collaborateurs internes au service, dans la collectivité ou avec des prestataires externes.
- Concernant le FCSH : procéder aux ré-engagements des dossiers antérieurs de l'année N, vérification des pièces de pré-mandatement de l'ensemble des dossiers, clôture sur Progros et portail des aides avec indication du numéro de mandat et réalisation de tableaux de suivi.

**Compétences principales**:

- Utiliser les logiciels de traitement des données (traitement de textes, tableurs, logiciels financiers, AWS, bases de données spécifiques à la fonction).
- Appliquer les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers (juridiques, budgétaires et financières).
- Vérifier la fiabilité et la cohérence des dossiers.
- Connaître l'organisation de l'Administration et ses circuits administratifs.
- Connaître les marchés publics.
- Connaître les bases juridiques et budgétaires applicables aux collectivités territoriales.
- Savoir rédiger de manière claire et précise.