Adjoint Administratif Mas - Bordeaux, France - Maison d'Accueil Spécialisée "Soleil des Jalles"

Maison d'Accueil Spécialisée "Soleil des Jalles"

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ADJOINT ADMINISTRATIF MAS

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un adjoint administratif en CDI pour sa Maison D'Accueil Spécialisée de ST MEDARD EN JALLES

Mission générale du poste:
Secrétariat administratif

Accueil et information du public.

Activités principales:
Fonctionnement de l'établissement:

- Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP,

prestataires extérieurs)
- Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages)
- Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés

au bureau de poste) et distribution aux destinataires
- Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d'un accusé de réception
- Programmation des rendez-vous et des réunions
- Gestion des agendas de la Direction
- Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des

familles
- Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et

dossiers du personnel...)
- Mise à jour des annuaires internes
- Classement, archivage et reprographie
- Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents)
- Mise à jour de l'affichage des documents réglementaires et des Lilobas.

Commandes et factures:

- Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant

format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture
- Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne
- Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone).
- Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et

alimentaires.

Commission d'admission:

- Envoi des dossiers d'admission à la demande des usagers
- Gestion des dossiers de demande d'admission
- courrier d'accusé de réception
- mail à chaque membre de la commission pour analyse
- décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de

suivi)
- classement ou archivage du dossier.
- Préparation de la commission d'admission:

- ordre du jour
- mail d'invitation aux membres
- mise à jour de la liste d'attente
- Comptes rendus des commissions d'admission.

Facturation des séjours des résidents
- Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces,

mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation)
- Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour)
- Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS
- Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux...
- Envoi et classement.

Régies:

- Régisseur suppléant des régies d'avances et de recettes résidents et régie menues dépenses en l'absence du régisseur titulaire.

Diplôme et/ou qualification : diplôme qualifiant pour le secrétariat

Compétences nécessaires:
Savoir (connaissances):
Environnement Windows, outils bureautiques, logiciel Hexagone, messagerie interne Outlook, Hôpital

Manager

Maîtrise de l'orthographe.

**PERSONNE À CONTACTER**

CELLULE RECRUTEMENTS

**ETABLISSEMENT**

Maison d'Accueil Spécialisée "Soleil des Jalles"
Avenue du Preuilha
33160 SAINT MEDARD EN JALLES