Alternant(E) Administratif(Ve) - Paris, France - Pfizer

Pfizer

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 8 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

MISSIONS

Dans le respect des procédures internes Pfizer et de la Compliance:

- Assiste sa Direction/BU et son responsable dans son organisation
- Anticipe, coordonne et accompagne l'ensemble de l'activité administrative de l'entité afin de fluidifier et garantir le partage et la fiabilité des informations avec l'ensemble des collaborateurs de l'entité
- Est l'interlocuteur privilégié de la Direction/BU avec les autres entités du groupe - Corporate et de l'ensemble des parties prenantes internes et externes

ACTIVITES PRINCIPALES

RECHERCHE, ANALYSE, TRAITEMENT ET DIFFUSION DE L'INFORMATION AUX NIVEAUX : LOCAL / EUROPE / CORPORATE
- Réalise un reporting régulier à son Directeur ou à l'équipe dont elle assure le support, en sélectionnant les informations essentielles, en l'informant des dossiers en cours et en accompagnant cette remontée d'information de propositions
- Alerte son Directeur et/ou l'équipe dont elle assure le support sur les difficultés identifiées ayant un impact sur l'activité et est en mesure de proposer des solutions pour les résoudre
- Réceptionne les demandes, y apporte des éléments de réponse et oriente si besoin vers l'interlocuteur approprié
- Relaie et partage l'information au sein de la Direction/BU concernée, en facilitant sa circulation entre son responsable hiérarchique, les autres assistantes, les partenaires internationaux (Corporate et Directions/BU) et les interlocuteurs externes en utilisant les outils à disposition (sharepoint/Teamsite)
- Transmet différentes informations, parfois sensibles, à des interlocuteurs hétérogènes en adaptant son mode de communication
- Sollicite et organise des réunions, dans le cadre des projets en cours, avec les interlocuteurs transverses concernés, visant à favoriser la communication

CONSTITUTION ET SUIVI DE DOSSIERS
- Prépare et suit divers dossiers, dans le respect des délais impartis, des procédures internes en vigueur, avec autonomie et en toute confidentialité.
- Alerte son responsable ou tout collaborateur/Département impliqué des dossiers urgents et l'informe des actions prioritaires à mener sur ces derniers
- Analyse, synthétise les différents dossiers en cours et soumet des recommandations aux interlocuteurs concernés
- Est amené à initier et/ou mettre en oeuvre des projets de service ou d'entreprise (ex RdP4, ACM déploiement, i.phone,)

ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE
- Organise et priorise l'agenda de son responsable, organise ses déplacements de manière optimale et gère les notes de frais qui s'y rattachent
- Planifie et organise les réunions de service, peut proposer des sujets en fonction de l'actualité et/ou peut initier des réunions ad-hoc, et en assure le suivi (CR, relances),
- Organise et supervise, tous les aspects logistiques nécessaires à la préparation des réunions (avec intervenants externes et internes) et séminaires en relation avec les services compétents
- En fonction des projets confiés, assiste à l'élaboration des contrats de prestations diverses et en supervise la bonne réalisation
- Rédige et/ou reproduit les documents (formulaires, lettres, présentations...) dans les délais impartis
- Centralise et redistribue le courrier au destinataire adéquat pour l'ensemble de la division et attire l'attention de son responsable sur des courriers urgents et/ou importants
- Prépare, actualise et suit le planning de la Direction (projets, congés )
- Doit compléter les formulaires et documents indispensables aux exigences de la compliance en utilisant les outils dédiés,

SUIVI DES DEPENSES ET DU BUDGET
- Engage les dépenses dans l'outil informatique et consolide l'ensemble des données
- Recueille et suit les dépenses engagées ainsi que les écarts budgétaires des dossiers et/ou contrats qui lui sont confiés, les analyse et fait des propositions correctrices
- Archive tous les éléments relatifs aux dépenses engagées

RELATIONS PROFESSIONNELLES
- Prend contact avec les interlocuteurs pertinents en fonction de l'activité en créant des conditions favorables à l'échange
- Facilite les relations professionnelles au sein de l'équipe ou du service dans le cadre d'un travail en réseau et à distance et alerte si la situation le nécessite
- Accompagne l'intégration de nouveaux arrivants et de personnes en formation en assurant un rôle d'accueil, de conseil et de formation aux règles compliance et s'assure de leur respect

COMPETENCES CLES
- Organiser et planifier ses activités, dans le respect des délais et des exigences clients/interlocuteurs
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie surson périmètre de responsabilité
- Arbitrer les priorités pour mettre en œuvre un plan d'actions efficace de réalisation de son activité
- S'adapter à un environnement en perpétuelle évolution, Sélectionner, synthétiser et formaliser les informations pertinentes pour en assure