Chargé D'acceuil - Paris e, France - FORMASUP Paris IDF

FORMASUP Paris IDF

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Chargé(e) d'accueil**
H/F

Contrat à durée déterminée

FORMASUP PARIS IDF, organisme de formation créé il y a 25 ans, gère actuellement près de 6500 alternants de niveau Bac à Bac +5 et travaille avec plus de 20 établissements d'enseignement supérieur de Paris et de la
Région Ile de France.
Cet organisme est **structuré en six Directions**, sous la supervision de la Direction Générale : la Direction des
Contrats, la Direction Administrative et Financière, la Direction du Développement et de l'Innovation péda
- gogique, la Direction Informatique, la Direction Juridique et Conformité et la Direction Relations Entreprises et Placement.

MISSIONS - ATTRIBUTIONS:
Travaillant dans la Direction Administrative et Financière, le (la) chargé(e) d'accueil aura pour missions principales:
**I. Accueillir, orienter, gérer le courrier**
- Accueillir, orienter et renseigner les personnes présentes dans les locaux
- Assurer, renseigner et aiguiller les demandes via le standard téléphonique et les différentes boites génériques mails ;
- Mettre en place et contrôler le protocole sanitaire ;
- S'informer et rester à jour pour pouvoir répondre rapidement au téléphone et par mail aux demandes exprimées ;
- Réceptionner, traiter, ranger et distribuer le courrier postal ainsi qu'affranchir et envoyer le courrier postal à envoyer ;
- Imprimer, scanner et ranger les différents documents ;
**II. Gérer les locaux et assurer la logistique**
- Assurer présence, aide et supervision auprès des alternant(e)s, professeur(e)s, personnes extérieures louant des espaces dans les locaux, ainsi que les membres du personnel de FORMASUP PARIS IDF ;
- Agencer l'espace, mettre en place les aménagements nécessaires et les branchements de matériels informatiques pour les événements internes et externes ;
- Proposer, négocier, mettre en place un devis et réserver les différents espaces à louer dans les locaux pour des personnes extérieures ;
- Vérifier, contrôler, ranger et entretenir les locaux, le matériel informatique et reprographique ;
- Contacter les prestataires pour assurer et maintenir le fonctionnement ainsi que le bien-être dans les locaux ;
- Garder un suivi des différents espaces proposés pour maintenir cohésion et équilibre entre événements internes et externes ;
- Rechercher les besoins, négocier, commander et mettre le nécessaire à disposition pour le personnel de FORMASUP PARIS IDF, ainsi que pour les personnes extérieures les fournitures d'équipements sanitaires, fournitures bureautiques, matériel informatique, etc;
**III. Assurer des taches annexes**
- Accompagner l'équipe dans des missions annexes (traitement des contrats enregistrés, traitement des ruptures, etc...).
- Assurer un service éventuel lié à un événement interne ou externe (service d'un buffet ou de désaltérants, création d'un réseau internet privé, etc ).

Il / Elle participera également au fonctionnement du service, selon les besoins exprimés par la Direction. De plus, **une formation sur notre logiciel Forma'Link sera assurée.**

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:

- Niveau : BAC, une première expérience dans le domaine de l'accueil est souhaitée.
- Connaissances en bureautique liée au standard et à Internet.
- La connaissance de la formation professionnelle et en particulier de l'alternance serait un plus.
- Il est demandé un minimum de maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire françaises.

Quelques notions d'anglais sont souhaitables.
- Qualités**: rigueur, organisation, réactivité, rapidité, travail en équipe, bonnes capacités relationnelles, bonne présentation, maîtrise de soi et très bonne expression orale.

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Salaire : À négocier selon profil
- Contrat : contrat à durée déterminée (CDD) à débuter dès que possible jusqu'au 30 septembre 2023. Possibilité de renouvellement
- Durée de travail : 35 heures hebdomadaires
- Lieu de travail : Paris 15ème avec des missions ponctuelles à Paris 14ème
- Avantages salariaux : Prime du 13ème mois, tickets-restaurant de 10€ par ticket, financement de la mutuelle à hauteur de 95% par l'employeur, indemnité de télétravail.

CONTACT:
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 3 mois

Salaire : 21 000,00€ à 22 000,00€ par an

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel