Assistant-e Administratif-ve - Grenoble, France - Métropole de Grenoble

Métropole de Grenoble

Entreprise vérifiée

Grenoble, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situent dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L'offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s'appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents.
- Assister le directeur dans la gestion de ses tâches au quotidien, le chef de service construction et les chargés d'opérations
- Etre le point d'entrée pour les questions d'organisation commune émanant des autres directions

**Activités**:

- Assurer la cohérence de l'archivage et de la gestion des documents de la direction
- Assurer les CR des réunions et l'organisation (déplacements,)
- Assurer le secrétariat du directeur et du service construction et les suppléances (mise en page et suivi des courriers, codification, classement, archivage,)
- Présentation de projet sur les différents sites Métro, en support du directeur ou du chargé d'opérations (planification, logistique, compte-rendu,)
- Accueil téléphonique et physique des personnes sollicitant la direction
- Frappe et mise en forme de documents, élaboration de mailing, en respectant les règles d'orthographe et de grammaire
- Assurer l'inscription des délibérations dans le progiciel et le respect des plannings
- Préparation des dossiers du directeur et de ses collaborateurs
- Gestion des plannings (y compris des congés du personnel de la direction)
- Tenue à jour des bases de données des modèles de documents
- Classement des dossiers et préparation de l'archivage (informatique et papier)
- Organisation de réunions et déplacements pour directeur et agents du service construction : aspects logistiques et protocolaires
- Organisation des rendez-vous et tenue d'agendas
- Référente communication interne et contributrice Métrosphère pour la direction
- Création et gestion d'espaces collaboratifs
- Secrétariat des dossiers du service construction (convention, PC, AT, ICPE,)
- Organisation et suivi des entretiens annuels du directeur et du service construction
- Gestion des fournitures diverses : EPI, consommables, etc

**Statut**: cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
**Formation / Diplôme et qualifications nécessaires**: BTS secrétariat ou expérience équivalente
**Expérience souhaitée **:poste similaire

**Temps et horaires de travail**: règlement métropolitain
**Rémunération**: selon le cadre d'emploi + régime indemnitaire de la collectivité***

**Logiciels métier **:Oxyad - Word - Excel - Power-point - Logiciel réservation - Site Métrosphère - Orchestra - Application courrier