Secrétaire Et Agent D'accueil à L'hôtel - Vichy, France - Vichy Communauté

Vichy Communauté

Entreprise vérifiée

Vichy, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description**:
**La Communauté d'Agglomération de Vichy Communauté**

**Recrute par voie statutaire ou contractuelle - Catégorie C**

**Un secrétaire et agent d'accueil à l'hôtel d'agglomération (H/F)**

**Poste à pourvoir à temps complet, à compter du 1 octobre 2023**

**Rejoindre Vichy Communauté**

**C'est faire partie d'un établissement public où vous pourrez bénéficier de**:

- Une rémunération intégrant une part de régime indemnitaire
- Les titres restaurant
- Une participation au maintien de salaire - contrat de prévoyance collectif
- Un forfait mobilité durable
- Des prestations relevant du Comité des Œuvres Sociales et du CNAS
- Une possibilité de télétravail (en fonction du poste)
- 25 jours de congés et des possibilités de RTT selon le poste
- Une possibilité d'ouvrir un Compte Epargne Temps (CET)
- Un accompagnement individuel au développement des compétences

**Contexte**:
Rattaché à la Direction générale des services et sous l'autorité de la responsable du service secrétariat général, accueil et moyens généraux, vous assurez la bonne gestion administrative du secrétariat général (50% de votre temps de travail) et avez la charge d'accueillir et de renseigner le public de l'Hôtel d'agglomération (50% de votre temps de travail).

**Mission**:
Dans le cadre de vos missions d'agent d'accueil, vous êtes, en binôme, le premier interlocuteur physique et téléphonique, en relation directe avec les usagers dans les créneaux horaires liés à l'ouverture au public. A ce titre, vous êtes chargé d'accueillir, informer, orienter, identifier les besoins et répondre aux diverses sollicitations tout en garantissant une bonne image du service public.

Vous gérez les standards téléphoniques en ventilant les appels et en recherchant les correspondants. Vous réceptionnez et diffusez les messages.

En parallèle, vous contrôlez les entrées ainsi que les sorties de l'Hôtel d'Agglomération, réceptionnez les marchandises livrées et contrôlez au préalable les livraisons. Pour le service des déchets ménagers, vous distribuez les sacs de collecte, en cas de nécessité.

Vous gérez également les réservations des salles et des véhicules. Ponctuellement, vous affranchissez le courrier et effectuez les missions de vaguemestre.

Vous avez la charge du suivi budgétaire des contrats avec des prestataires distributeurs de boissons et d'affranchissement.

Lors des réunions en soirée, vous assurez la permanence d'accueil en rotation au sein de l'équipe d'accueil.

Dans le cadre de vos missions de secrétariat, vous gérez le courrier externe, interne et électronique en procédant à son enregistrement dans le logiciel et en ventilant les documents dans les services. Vous recueillez et traitez également les actes administratifs.

En lien avec les élus, vous participez à l'organisation des réunions du conseil et des bureaux communautaires en envoyant des convocations, en centralisant les questions, en préparant les dossiers de réunions, en prenant des notes et en rédigeant les comptes-rendus.

Lors des commissions, des conseils et bureaux communautaires ou des réunions en soirée, vous assurez la permanence d'accueil en rotation au sein de l'équipe d'accueil.

Garant de la bonne gestion des délibérations, des décisions et des arrêtés communautaires, vous procédez au contrôle et à la transmission des documents au contrôle de légalité grâce au logiciel métier. Vous résumez les décisions et tenez à jour les registres et les recueils.

En concertation avec la direction générale, vous planifiez les réunions, rédigez les courriers du service, tenez à jour les agendas.

**Profil**:
Disposant idéalement d'une expérience réussie sur des fonctions similaires, vous connaissez l'environnement territorial, maîtrisez l'outil bureautique, les règles de secrétariat et êtes capable de vous adapter à des logiciels métiers.

Doté d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous faites preuve de disponibilité, d'adaptation et d'écoute et avez le goût du travail en équipe.

Organisé, polyvalent, discret, diplomate et rigoureux, vous savez faire preuve d'autonomie et possédez le sens des responsabilités et du service public.