Assistant de Direction en Alternance - Paris, France - Expertise France

Expertise France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 19 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Expertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l'expertise technique et joue un rôle d'ensemblier de projets faisant intervenir de l'expertise publique et des savoir-faire privés.

Sous la responsabilité du Directeur technique (DT), avec l'accompagnement du Directeur adjoint (DTA), l'Assistant.e de direction du département aura pour tâches:
**1. Gestion de l'agenda du DT / DTA**
- Prise de rendez‐vous / création de réunion sur demande du DT / DTA
- Convocation et organisation des Comités Managers, réunions de département, autres réunions d'équipe ad hoc (envoi des invitations / blocage des agendas, réservation de salles, génération de liens de connexion, prise de note pour les CR, mobilisation de services d'interprétariat, etc.)
- Réponse aux sollicitations internes et externes avec appui ponctuel pour prioriser
- Aménager des temps de respiration dans l'agenda
- Préparation des dossiers pour les rendez-vous (Éléments de Langage - EDL) en lien avec les équipes
- Réservation des salles en lien avec l'agenda et collations associées
- Accueil et accompagnement des visiteurs externes
- Objectif -> construire un agenda réaliste, opérationnel et flexible

**2. Logistique des missions du DT /DTA et coordinateurs transverses**
- Réservation/modification des billets d'avion, hôtels, taxis avec équipes EF et AFD locales
- Rédaction des ordres de mission et fiches de sécurité et assure avec le département Sûreté la délivrance des Avis de Non Objection (ANO) et validation des déplacements
- Obtention des visas, passeports et autres formalités
- Préparation des dossiers missions (EDL) en lien avec les équipes
- Calcul et traitement des Per Diem
- Objectif -> prévoir, adapter et sécuriser le cadre logistique de la mission

**3. Appui à la gestion du budget du département**
- Sous l'encadrement du DT / DTA qui assurent le pilotage du budget du département P2S:

- Mise en approbation du DT/DTA et en paiement des factures des fournisseurs et prestataires de service
- Suivi des dépenses imputées sur le budget du département
- Centralisation des demandes de financement du management du département pour validation DT/DTA dans le cadre des exercices de pilotage

**4. Appui ponctuel sur des tâches de suivi du département et divers**
- Organisation des séminaires / comités / ateliers / pots de départ (invitation, traiteur, salle, réservations, etc.)
- Appui RH : suivi du calendrier des recrutements, agenda commun des manager, congés et permanences
- Suivi des mouvements RH au sein du département pour actualisation de l'organigramme, des mailing lists, etc.
- Préparation des parapheurs à la signature
- Commande de fournitures, cartes de visite, téléphone, badge
- Tickets support informatique et suivi avec le Département des Systèmes d'Information (DSI)

**Expertise France** est une agence de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend:

- Gouvernance démocratique, économique et financière.
- Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
- Climat, agriculture et développement durable.
- Santé et développement humain.

Le département P2S, fort d'une équipe de +80 personnes au siège, est constitué de quatre pôles : Stabilisation et Résilience, Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité, Menaces Globales et Prévention, Réduction et Adaptation aux Risques.

Dans ce cadre, l'assistant.e de direction travaille en collaboration directe avec le directeur et le directeur adjoint du département. Il / Elle leur permet d'optimiser la gestion de leur activité : g