Assistant de Formation - Talence, France - GRETA-CFA Aquitaine

GRETA-CFA Aquitaine

Entreprise vérifiée

Talence, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Missions**

L'assistant-e de formation assure principalement une fonction dans la gestion des contrats d'apprentissage portés par l'agence qui se déroulent dans les établissements scolaires de Gironde. Il-elle pourra assurer des missions complémentaires en fonction des circonstances:

- De l'accueil physique et téléphonique,
- De la mise en œuvre et du suivi administratif des actions de formation continue, de l'interface entre les clients, les services comptables (de l'établissement d'accueil et du service commun) et les conseillères en formation continue.

A l'écoute du client et du stagiaire, avec l'objectif de satisfaction, il/elle participe au développement de l'activité du GRETA-CFA Aquitaine.

**Contexte et activités**
En liaison avec le CFC, l'établissement formateur, les équipes pédagogiques (coordinatrices et assistantes) et le service comptable, l'assistant-e participe au processus global de la phase d'accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l'action jusqu'à la transmission des éléments nécessaires à la facturation.

Il/Elle transmet les documents de suivi de l'activité, s'assure de leur pertinence et exactitude et les transmet au siège.

Il/Elle contribue en permanence à l'amélioration du processus de réalisation en répercutant à son responsable ses difficultés et ses initiatives.

**Elaboration, suivi administratif et clôture des actions de formation en apprentissage en mixité de publics - GIRONDE**
- Collecter le dossier de pré-inscription
- Renseigner le futur employeur, lui transmettre les informations liées à son Entreprise et ses attentes (lien OPCO, cout du contrat, primes, ASP)
- En lien avec le CFC, étudier la faisabilité de l'apprentissage avec l'établissement formateur et l'équipe pédagogique
- Après l'élaboration de l'annexe financière par le CFC, assurer le circuit de signature
- Élaboration des CERFA et de la convention
- Saisir les parcours su les logiciels/espaces numériques dédiés (YPAREO et DRIVE)
- Récupérer et archiver les Accords de Prise en Charge des OPCO par le biais des plateformes

OPCO, du Drive Pôle alternance pour transmission aux gestionnaires des Etablissements formateurs permettant la facturation des frais annexes (hébergement et restauration) au GCA ;
- Assurer la collecte et l'archivage des documents signés : CERFA, convention et récépissé d'enregistrement
- En lien avec le CFC et la coordonnatrice, s'assurer de l'inscription aux examens (CYCLADES)
- Assurer la transmission des données au pôle alternance du GRETA-CFA Aquitaine
- Contacter les enseignants et DDFPT et collecter les documents RH nécessaires
- Elaborer les attestations de formation
- Transmettre les cartes d'étudiants et les documents à compléter pour les aides de la Région

(permis de conduire )
- Transmettre au pôle informatique les demandes de 1er équipement informatique accompagnées de la prise en charge OPCO
- Transmettre à l'Agence GCA, venant de l'Etablissement formateur la demande de 1er équipement, son devis et l'accord de prise en charge OPCO pour commande.
- Suivre les présences et saisir l'activité réalisée
- Préparer les documents RH et assurer les circuits de signature de ces documents jusqu'à la rémunération des formateurs-trices
- Préparer les certificats de réalisation tous les trimestres,
- En fin de formation, préparer les attestations et les questionnaires d'évaluations de satisfaction
- Elaborer les engagements de travail ou les conventions de sous-traitance des formateurs, jusqu'à la rémunération effective du formateur-trice
- Saisir les ordres de missions pour frais de déplacements formateurs
- S'assurer du suivi de l'apprenti auprès de l'équipe pédagogique : archiver le compte-rendu du conseil de classe qui le concerne,
- Assurer le suivi des visites en Entreprise : ordre de mission, compte rendu et paiements des formateurs
- En cas de rupture de contrat, en lien avec le CFC, accompagnement à la recherche de structure
- Assurer la synthèse des résultats des examens des apprentis et diffuse l'information (GCA, CFC, Agence..)
- Tenir un fichier des structures ayant accueilli un apprenti
- Assurer le suivi à 6 mois de l'apprenti après la fin du contrat et diffuser l'information

**Accueil et recueil de la demande (5%)**
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Transmettre les informations aux collègues concernés
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier

**Traitement des demandes et organisation de la prestation de formation continue (10%)**
- Gestion administrative des dossiers individuels payants / entreprises
- Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques ou/et physiques
- Transmettre les fiches produits et devis
- Envoyer les invitations aux réunions d'informations
- Animer en collaboration avec la coordonnatrice des réunions d'information
- Elabo