Assistant(E) de Direction - Lyon e, France - LADAPT Rhône-Métropole de Lyon

LADAPT Rhône-Métropole de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**LADAPT RHÔNE METROPOLE DE LYON**
**RECRUTE**

**UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION**
**RESPONSABLE ADMINISTRATIVE**

**CONTEXTE**:
LADAPT est une association loi 1901, reconnue d'utilité publique qui a pour vocation l'insertion sociale et professionnelle des personnes handicapées et dont la raison d'être est « Vivre ensemble, égaux et différents ».
La plateforme médico-sociale de LADAPT Rhône-Métropole de Lyon est organisée autour de 4 pôles pour accompagner chaque personne de manière personnalisée et adaptée en fonction du dispositif, elle comprend 130 salariés et des bénévoles investis, organisés autour de compétences pluri disciplinaires.

**VOTRE ROLE**
L'assistant-e de direction travaille en collaboration avec l'équipe de direction et les services supports (comptabilité et RH) afin d'optimiser la gestion de leur activité.
Il ou elle assure le secrétariat courant de direction, de certains travaux administratifs et logistiques, et l'ensemble de ses tâches dans le respect des procédures et de la réglementation au moyen d'un environnement bureautique et informatisé. Il ou elle assure le suivi de certains dossiers et/ou projets qui lui sont confiés. Dans sa fonction d'information et d'accueil physique ou téléphonique, il fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle. Il ou elle centralise et transmet l'information afin de faciliter et favoriser la communication interne et externe.

**Accueil, communication et tâches administratives**:

- Vous recevez, collectez, et traitez les informations orales et écrites pour en assurer la transmisssion
- Vous préparez la rédaction de courriers et de comptes-rendus (réunions,)
- Vous organisez et assurez le fonctionnement courant de votre poste bureautique et son classement pour le partage et la conservation de l'information
- Vous archivez et classez les dossiers
- Vous gérez les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité
- Vous serz en soutien du pôle administratif

**Suivi de l'activité et rendus statistiques**:

- Vous assurez la conception et suivi du tableau de mesure de l'activité et du tableau prospective activité
- Vous participez au reporting dans le cadre du suivi budgétaire, à la réalisation du rapport d'activité et du rapport budgétaire
- Vous effectuez la déclaration trimestrielle des flux CPAM
- Vous réalisez les statistiques, indicateurs et enquêtes pour les différentes institutions en lien avec le service informatique
- Vous effectuez la demande annuelle d'agréments de rémunération, des agréments de fonctionnement et si necessaire vous faites les nouvelles demandes

**Production de dossiers et planification d'événements**
- Vous rédigez des écrits professionnels
- Vous organisez la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement)
- Vous organisez les manifestations événementielles et êtes force de proposition
- Vous rassemblez les informations et documents pour la constitution de dossiers administratifs
- Vous contribuez à la gestion du temps d'un responsable et/ou d'une équipe de travail
- Vous assurez la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers
- Vous diffusez les tableaux de bord à jour (chiffre d'affaires, résultats )
- Affichée le 19 juillet 2023 _
- Vous participez à l'amélioration des outils de gestion

**Appui à la gestion des ressources humaines et de la qualité**:

- Vous organisez les réunions selon le calendrier prédéfini et assurez la diffusion auprès des professionnels des
CR IRP, droit d'expression ( Blue Medi,)
- Vous êtes en appui à la production de notes de service et des CR d'entretien
- Vous gerez les outils et accompagnez l'évolution du système d'information (BlueMedi, IMAGO, Octime )
- Vous contribuez au bilan social

Ces tâches ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins.

**VOTRE PROFIL**

Diplômé(e) niveau 3, vous avez une expérience dans l'assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et votre discrétion, à l'aise avec la communication écrite, vous maitrisez la rédaction et la conception de document.
Doté(e) d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe, votre autonomie et votre réactivité seront appréciées pour la gestion de projet..
Vous maitrisez les outils bureautique (PowerPoint, Excel, Word), les outils de reporting et de tableaux de bord ainsi et les outils collaboratifs et de communication (planning partagé, web conférence,).

Vous assurez votre mission en optimisant les ressources et la qualité de la prise en charge, tout en favorisant le positionnement de la personne au cœur du dispositif et en assurant les conditions d'hygiène et de sécurité.
Des connaissances des situations de handi