Attaché-e de Direction Des Opérations - Paris e, France - Médecins sans frontières

Médecins sans frontières

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

La section française de MSF est présente dans plus d'une trentaine de pays. Le département des opérations travaille sur une centaine de projets et dispose d'un portfolio opérationnel très diversifié : santé de la femme, santé mentale, oncologie, chirurgie reconstructrice, réponse aux épidémies, à la malnutrition, aux catastrophes climatiques...

Il pilote une trentaine de missions déployées sur le terrain au Moyen-Orient, en Asie, en Afrique, en Europe et en Amérique du Sud. Dans le cadre du plan stratégique en vigueur, il décline les axes de travail des missions avec l'objectif principal d'apporter des soins aux patient-e-s dans des contextes d'intervention complexes et mouvants.

Le Département des opérations est composé de presque une centaine de personnes : une Direction des opérations, 8 cellules opérationnelles en charge de piloter les missions, et des unités transverses ou équipes projets.

L'équipe est principalement installée dans le bureau Parisien, et 4 des cellules opérationnelles sont décentralisées : Tokyo, Nairobi, Dakar, Dubai.

Dans le cadre d'un remplacement permanent, nous recherchons un-e **Attaché-e de Direction des Opérations**.

**Mission**

**Finalité du poste**:
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des opérations, et en binôme avec la chargée d'information des opérations, l'attaché-e de direction assiste l'équipe de direction et le département des opérations pour optimiser la gestion de l'activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif et a en charge les dossiers spécifiques qui lui sont confiés.

**Missions principales**:
**Pour la Direction des opérations**
- Contribuer à entretenir le lien avec les managers, membres et unités de l'équipe
- En appui à la direction, organiser les temps de discussions avec les autres équipes
- Comprendre les priorités et faciliter les stratégies de la Direction
- Assurer le lien avec les autres départements (attachée-s de direction et assistant-e-s de direction)

**Pour le Département des opérations**
- Assurer la gestion administrative du département : plannings des absences et astreintes, organigrammes, travels, frais, factures
- Accompagner l'_onboarding_ des personnes de l'équipe : participer au processus d'induction (briefings, outils, formations), organiser l'intégration des collègues
- Planifier les entretiens annuels de l'équipe rattachée à la Direction
- Encourager et veiller à l'accès à la formation professionnelle des membres de l'équipe
- Maintenir des interactions étroites et un lien fort avec les équipes des cellules décentralisées : suivi RH, contacts réguliers, venues à Paris
- Par délégation, construire le budget de fonctionnement du département (Direction, cellules, unités transverses), participer au pilotage et au suivi, anticiper les variations budgétaires
- Suivre les dossiers spécifiques qui sont confiés : induction, déplacements, contrats experts et mobiles

**Avec les managers de l'équipe**:

- Suivre les recrutements, organiser les demandes de contrats, suivre la campagne des entretiens annuels
- Suivre les dossiers RH particuliers et sensibles en veillant au respect des process RH en place (immigrations, renforts, coachings, réorganisations )
- Suivre les procédures de signatures des délégations de pouvoirs aux coordinateurstrices terrains et les procédures d'apostille et de légalisation qui s'ensuivent

**Communication interne et organisation des temps forts**:

- Distribuer les informations relatives aux set-up, les rapports de visites, et les informations relatives aux passations des pays
- Faire circuler l'information auprès des différente-s interlocuteurs-trices
- Contribuer à la newsletter interne (proposer des interviews internes et des sujets)
- Contribuer à l'organisation des séminaires d'équipes, commissions et révisés budgétaires, semaine des coordinateurstrices et rendre disponibles les informations quant aux mises à plat des missions
- Assister aux réunions stratégiques : points infos, réunions des opérations, plateformes interdisciplinaires, CA, réunions thématiques
- Préparer les réunions internationales si elles se déroulent à Paris

**Cellules de crise**:
En cas de gestion de crise et en respect de la confidentialité, apporter le support administratif et logistique relatifs aux montages des cellules de crise (support au montage de la cellule, faciliter l'organisation administrative des rotations, support et accès à l'information) et veiller à la bonne circulation de l'information en