Assistant Administratif - Wissous, France - MAIRIE DE WISSOUS

MAIRIE DE WISSOUS

Entreprise vérifiée

Wissous, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Assistant Administratif (H/F)
- Direction Générale & Cabinet du Maire

**MISSIONS PRINCIPALES**
- Gestion et coordination de l'agenda du maire, des élus, du directeur de cabinet et du Directeur Général des Services (rendez-vous, réunion, congés)
- Vérification et mise à jour du planning des manifestations dans les agendas
- Organiser et préparer les déplacements, les cérémonies officielles et les réunions
- Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination ainsi que la préparation des dossiers de réunions et la salle
- Rédaction des comptes rendus (réunions publiques, etc )
- Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
- Réservation de salles
- Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques
- Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués
- Assurer le secrétariat et gestion de la formation des élus
- Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnel
- Suivi des courriers, mails, reçus au cabinet : transmission, points réguliers avec le Maire et le cabinet sur les sujets prédominants
- Rédaction de courriers réponses dans les délais
- Participer aux réunions de cabinet et des comités de direction avec les Responsables de services et rédaction des comptes rendu,
- Accueil téléphonique et physique:

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Gestion, filtre des appels téléphoniques et prise de rendez-vous,
- Rappel des informations importantes et transmission des messages,
- Demandes diverses en lien avec les autres services.
- Interface avec les services administratifs,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Tenue de tableaux de suivi d'intervention
- Suivi des plannings d'astreintes et des mariages en lien avec les affaires générales
- Gestion du circuit des parapheurs à la signature des élus
- Envoi et suivi des invitations officielles

**Missions annexes**:

- Gestion et enregistrement du courrier en cas d'absence
- Gestion prêt véhicule agents

Type d'emploi : CDD, CDI
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/07/2024