Assistant(E) Administratif(Ve) - Clermont-Ferrand, France - ESC Clermont Business School

ESC Clermont Business School

Entreprise vérifiée

Clermont-Ferrand, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Le service Organisation des Etudes a pour mission principale d'assurer la planification des enseignements des différents programmes et l'allocation de salles pour d'autres activités, en cohérence avec les moyens techniques et humains dans le but de dispenser une prestation de qualité.

Constitué d'une équipe de 3 personnes, le service Opérations Programmes relève de la Direction des Programmes et collabore étroitement avec la faculté permanente, les professeurs affiliés et l'ensemble des autres services de l'Ecole.

Sous l'autorité directe du Responsable des Opérations Programmes, l'Assistant Administratif / Assistante Administrative a pour mission:

- La gestion et l'affectation des espaces et des salles de cours
- La participation à la conception et la gestion des plannings
- Préparation du calendrier académique annuel
- Planification des emplois du temps
- Construction des calendriers alternants en collaboration avec le service Relations Entreprises
- Contacts et montage des dossiers des intervenants en vue de la planification des interventions et des cours
- Préparation, vérification de la cohérence et saisie informatique du planning dans le respect des maquettes de Formation Initiale et de la Formation Continue dans l'ERP
- Vérification de la cohérence pédagogique (conflits de planning,)
- Création des groupes et affectation des salles
- Mise en ligne des emplois du temps
- Gestion des ajouts et des changements au cours de l'année
- Optimisation des ressources
- Suivi des cours et des tutorats effectués et recensement des responsables de modules pour mettre en œuvre le paiement 'en lien avec Service Ressources Humaines et Comptabilité)

Afin que:

- Tous les enseignants disposent d'un planning de leurs interventions pour le semestre « S » avant la fin du semestre « S-1 »
- Tous les étudiants puissent prendre connaissance en toute fiabilité de leur planning hebdomadaire tout au long du Semestre « S ».
- L'ensemble des acteurs (enseignants & étudiants) puissent disposer des espaces ou salles de cours en adéquation avec leurs besoins
- L'ensemble des professeurs affiliés (non permanents) puissent être rémunérés mensuellement quelque soit leur statut

**Profil recherché**

Diplômé(e) d'une formation Bac+2, idéalement en logistique/ordonnancement

Tout niveau d'expérience accepté, dans l'idéal en milieu scolaire

**Compétences et qualités requises**
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) et plus spécifiquement Excel dont l'utilisation sera être quotidienne et connaissance d'un ERP
- Rigueur
- Autonomie dans l'organisation et la planification
- Polyvalence et capacité à prioriser les tâches
- Capacité d'anticipation et de réactivité pour s'adapter aux changements
- Sens du relationnel et du service
- Compétences rédactionnelles

La maîtrise de l'anglais serait un plus

Tous nos postes sont ouverts aux personnes reconnues travailleurs handicapés.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 22 000,00€ à 25 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel