Secrétariat Accueil - Valence, France - Valence Romans Mobilités

Description

Secrétariat - Accueil au sein du Syndicat mixte Valence-Romans Mobilités. Le Syndicat mixte est l'Autorité Organisatrice de la Mobilité sur un territoire composé de 67 communes et regroupant habitants. Il s'agit d'une structure indépendante, agile et à taille humaine. La personne sera placée directement sous l'autorité du responsable du pôle Administratif et Financier.

Missions / conditions d'exercice:
Activités principales:

- Accueil physique et téléphonique du public,
- Secrétariat du Directeur et des pôles du syndicat mixte,
- Secrétariat des élus,
- Organisation des séances des différentes commissions organiques et thématiques de la structure,
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous et organisations de réunions,
- Enregistrement et traitement du courrier, de la messagerie électronique
- Suivi des courriers et des réclamations en lien avec les pôles
- Reprographie,
- Création et mise à jour d'une base de données " contacts et adresses " pour l'ensemble des pôles du syndicat

Activités secondaires ou occasionnelles:

- Coordonner la gestion des fournitures de bureau et du matériel nécessaire au fonctionnement du service
- Réception, traitement et diffusion d'informations au travers d'une revue de presse
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe,
- Tri, classement et archivage de documents,
- Gestion des parafeurs pour signature,
- Suivi administratif des subventions.

Profils recherchés:

- expérience sur un poste similaire souhaitée
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale,
- Autonomie dans l'exécution de ces missions sous validation hiérarchique,
- capacité à organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances institutionnelles
- sens des relations humaines et du service public, initiative, disponibilité, rigueur et discrétion
- Obligation de réserve et de confidentialité
- Maitrise de l'outil informatique et des techniques de secrétariat, gestion administrative et communication

Travail en bureau / déplacements ponctuels dans les services

Relations constantes avec l'ensemble des services

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/04/2024