Secrétaire à La Direction Coordination Générale - Montpellier, France - Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau

Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire à la Direction Coordination Générale des Soins (H/F)

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard et membre du GHT Cévennes-Gard-Camargue, s'inscrit dans une démarche de développement, soutenue par l'innovation médicale, médico-scientifique, architecturale, soignante et organisationnelle.

Tourné vers l'avenir et à la pointe de la technologie, le CHU s'est doté d'un Scanner dernière génération en Imagerie et du nouveau robot MAKO en Chirurgie orthopédique, permettant la 1ère chirurgie robot-assistée d'une prothèse totale de hanche en France.

Le CHU de Nîmes, ce sont de beaux projets d'infrastructures qui ont vu le jour comme l'ouverture du Centre Ambulatoire Carémeau Sud (CACS) et du Bâtiment dédié aux Neurosciences.

Le CHU de Nîmes en 2023, ce sont également 2000 lits, 7300 hommes et femmes qui œuvrent chaque jour (dont 1300 médecins), 11 Pôles d'activités de soins et 300 métiers différents.

Afin de nous accompagner dans l'excellence de soins, de recherche, d'enseignement et d'innovation, nous sommes en recherche de personnel pour intégrer nos équipes.

Rejoignez-nous et construisons ensemble l'Hôpital de demain

Votre mission principale sera d'organiser, pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, les documents et les communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers du secrétariat de la Direction Coordination Générale des Soins.

Vous organiserez également la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).

Vos missions détaillées:

- Vous serez chargé(e) d'accueillir physiquement et de prendre en charge des personnes (patients, usagers, familles, professionnels, etc.).
- Vous réceptionnerez et traiterez les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques.
- Vous serez chargé(e) d'organiser des réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées (préparation des documents en lien avec la réunion).
- Vous effectuerez la préparation et le suivi des dossiers.
- Vous effectuerez la prise de notes, frappe, la rédaction des comptes rendus, la mise en forme de documents, rapports, courriers, tableaux.
- Vous classerez et archiverez des documents : courriers, notes, rapports.
- Vous effectuerez la prise de rendez-vous, la tenue des agendas électroniques et des plannings d'activité au regard de la fonction de chacun, de la responsabilité des dossiers et d'une vision croisée, vous réserverez les salles.
- Vous effectuerez la reproduction et la diffusion de documents, de dossiers.
- Vous traiterez les courriers, dossiers, documents dans votre domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
- Vous anticiperez et alerterez en fonction des anomalies.
- Vous effectuerez la gestion des fournitures du service et des matériels du bureau (photocopieuse, fax).

Votre profil:

- Vous détenez un Bac professionnel secrétariat (niveau IV) et/ou un BTS assistante de direction (niveau III).
- Vous avez des connaissances maîtrisées de l'outil informatique et des logiciels de bureautique.

Idéalement, vous avez une expérience antérieure dans le domaine du secrétariat.

Les compétences attendues sur le poste:

- Vous savez être à l'écoute et reformuler les informations reçues pour les comprendre et les restituer.
- Vous devez être capable de comprendre, organiser, prioriser et mettre en œuvre les actions demandées.
- Vous savez accueillir, orienter et renseigner des personnes, des groupes, des publics.
- Vous êtes capable de filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques.
- Vous savez définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, C-Page, Outlook,) et les Technologies de l'Information et de Communication (TIC).
- Vous savez élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
- Vous savez identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Vous êtes capable d'organiser et de classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
- Vous pouvez rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier, tableaux Excel )
- Vous avez la capacité de vous exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
- Vous savez travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
- Vous faites preuve de discrétion, respectez la confidentialité ainsi que l'obligation de réserve.
- Vous avez une connaissance fonctionnelle de l'établissement et de l'organigramme.

Vos conditions particulières d'exercice
- Votre temps de travail est de 7h40