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Département Ille-et-Vilaine
Département Ille-et-Vilaine
Entreprise vérifiée
Rennes, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
-Présentation
Le Département Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e des élu.e.s, poste à pourvoir de manière perenne dès le mois de septembre au sein du cabinet.
Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme.
Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du directeur de cabinet, une Cheffe de cabinet et 4 conseillers politiques et techniques (un par commission) et des assistantes d'élus.
Description du poste
Fonctions
L'assistant.e du Président de la commission 2 et des Vice-présidents à la Protection de l'enfance et à la délégation sport collabore et participe à la mise en œuvre administrative de la politique du Département.
apporte une aide permanente à ces 3 élu.e.s en termes de réalisation de travaux informatiques, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.
Missions générales
A ce titre; l'assistant.e des Élu.e.s est principalement chargé;e de:

- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
- Participer aux permanences du secrétariat: assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.
- Organiser les rendez-vous, les plannings des élus.
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élus.
- Préparer et organiser les réunions
- Concevoir des courriers, notes, documents de présentation...
- Instruire et suivre des dossiers.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord.
- Traiter, exploiter, suivre une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques).
- Suivre les courriers sur Post-Office;
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et assurer la diffusion de l'information.
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations événementielles.
- Organiser les déplacements des élus ou de membres de l'équipe.
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents.
Missions spécifiques
- L'assistant.e travaille en binôme avec un.e autre assistant.e de Vice-président.e.s
- Assurer la continuité du service public.
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élus du trinôme.
Spécificités du poste
Disponibilité horaire indispensable.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
- Des tests en lien avec les missions seront organisés le jour de l'entretien de recrutement.
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...).
- Aptitudes à la rédaction.
- Connaissance de Post-Office souhaitée.
- Connaissance de l'environnement territorial souhaitée.
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Une priorité : sens du travail en équipe.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Discrétion professionnelle.
- Autonomie, prise d'initiatives.
Expériences
Expérience sur fonction similaire appréciée
Niveau d'expérience
6 mois - 1 an
Informations complémentaires
Contacts
M. Pierre MORIN, Directeur de cabinet :
- Mme Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement :
Date de fin publication Web
13/08/2023
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