Adjoint Administratif à La Direction Des Soins - Libourne, France - Centre Hospitalier Libourne

Centre Hospitalier Libourne

Entreprise vérifiée

Libourne, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Poste**:
Poste Adjoint Administratif à pourvoir au 1er Juin 2024 à temps pleins, sur le CH Libourne Robert Boulin à la Direction des soins infirmiers, réeducation et médico-techniques.
- Rythme de travail : 5j/7
- Travail en binôme, à temps plein avec activités télétravaillables.
Du lundi au vendredi avec repos fixes. Amplitude horaire à couvrir de 8h30 à 17h30.

MISSIONS GENERALES
ACTIVITES DE SECRETARIAT

Organiser pour le responsable hiérarchique, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et suivi des dossiers.
- Accueil physique des personnes, agents et/ou visiteurs, renseignements et orientation
- Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de rendez-vous
- Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins pour la Direction des Soins, commande, réception et distribution)
- Gestion du courrier entrant : réception, distribution
- Gestion de l'agenda professionnel des directeurs des Soins, planification des rendez-vous et des réunions
- Organisation des réunions thématiques et institutionnelles (Commission de Soins infirmiers, medico-techniques et de rééducation, Directeur des Soins et encadrement paramédical,) : planification, convocation, préparation des dossiers, compte-rendu
- Organisation du classement et de l'archivage
- Rédaction de compte-rendu d'entretien / de réunions

ACTIVITES D'ASSISTANTES POUR LA DIRECTION DES SOINS:
ORGANISATION DES SOINS
- Suivi des projets et activités de la Direction des Soins : COS, projet managérial, projet de soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques, Projet "Prévention de la désinsertion professionnelle"
- Suivi et renseignements de tableaux de bord : organigramme, recrutements, tableau de garde, astreintes
- Mise à jour mensuelle des gardes cadres de santé et cadres supérieurs de santé
- Gestion des fermetures de services : suivi des fermetures
- Alimenter et mettre à jour l'espace dédié à la Direction des Soins sur l'intranet
- Organisation, planification et suivi des réunions et instances suivantes:

- CSIRMT (Commission de Soins infirmiers, medico-techniques et de rééducation) et élections de ses membres tous les 4 ans
- Assemblées générales de l'encadrement paramédical
- Réunions et séminaires de coordination des soins
- Gestion des stages paramédicaux : recueil des demandes, édition des conventions, liens avec les organismes de formation et les instituts et écoles de formation
- Groupement Hospitalier de Territoire : organisation des CSIRMT : planification, convocation, préparation dossier, compte-rendu et procès-verbaux

GESTION RH
- Suivi administratif du personnel paramédical : mouvements, changement de service, dossier de recrutement, formation, mutation, temps partiel, évaluation, disponibilité
- Gestion et diffusion des avis de vacances de postes
- Suivi des dossiers PPH
- Suivi des évaluations annuelles pour le personnel d'encadrement paramédical
- Suivi des heures supplémentaires pour chaque pôle
- Suivi des demandes d'intérims et des « missions Hublo » des services

NIVEAU DE RESPONSABILITE

Liens hiérarchiques:

- Coordonnateur général des soins
- Directeur des soins adjoint au coordonnateur général des soins

Liens fonctionnels:

- Au sein de l'établissement : Directions fonctionnelles, cadres supérieurs de santé, cadres hospitaliers (de santé ; administratifs ; logistiques)
- Externes à l'établissement : Instituts de formation.

**Profil**:
Adjoint administratif ; Catégorie C

COMPETENCES REQUISES:
Etre capable de s'organiser et de travailler avec méthode et rigueur
Etre capable de faire face à des situations d'urgence
Savoir hiérarchiser les tâches
Savoir respecter un échéancier
Prendre des initiatives adaptées, faire preuve de proactivité
Capacité à anticiper
Capacité d'accueil, d'écoute et d'analyse

APTITUDES REQUISES
Maitriser internet et l'outil bureautique : Word, Excel, PowerPoint, OneNote
Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
Travailler en équipe
Sens du dialogue et de la communication
Sens de l'anticipation
Disponibilité
Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations
Sens de l'accueil

**Divers**:
ADRESSER CV ET LETTRE DE MOTIVATION A:
Madame Olivia RUFAT : Coordonnatrice Générale des Soins
Monsieur Guillaume LADRIX : Directeur des Soins