Assistant (H/F) de Direction - Albi, France - VILLE DE ALBI

VILLE DE ALBI

Entreprise vérifiée

Albi, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Filière:
**Administrative**

Métier:
**Population-Administration Générale, Social**

Catégorie:
**C**

**Adjoint administratif territorial-AAT**

CDD

**ALBI**

**(Tarn 81)**
***

**Contractuel**

Expérience:
**2 à 3 ans**

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Date limite:
**26/04/2023**

**Descriptif et missions**:
ASSISTANT (H/F) DE DIRECTION

**Ville de ALBI recrute**:
**Assistant (h/f) de direction**

**Assistant (h/f) de direction **CCAS de la ville d'Albi - remplacement immédiat
- La direction - développement social - agissant dans les domaines de l'action sociale, l'accès au logement, l'autonomie, la solidarité, l'animation de la vie sociale, la réussite éducative, l'insertion professionnelle
- regroupe 3 entités juridiques distinctes : le CCAS de la ville d'Albi (Établissement Public Administratif disposant d'un budget propre), les - affaires sociales - de la ville d'Albi et le service - insertion socio-professionnelle - de la communauté d'agglomération de l'Albigeois, représentant au total près de 45 agents.
- Définition du métier ou de la fonction
- Apporte une aide permanente à la directrice du développement social et aux élus du CCAS en terme d'organisation personnelle, de gestion, de secrétariat, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assure le suivi administratif du conseil d'administration du CCAS.
- Missions - activités
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat- Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organiser l'agenda de la direction et des élus en lien avec le secrétariat des élus

Gestion administrative et comptable- Prendre des notes, savoir rédiger et mettre en forme tous types de documents,notamment courriers réponses aux courriers signalés
- Assurer l'enregistrement, le traitement, le suivi et le classement du courrier départ et arrivé
- Assurer la gestion des courriers de demande de réservation de salles ou de matériel en lien avec les services de la ville/agglomération
- Participer à la constitution des dossiers de demande de financements, d'agréments, de bilan
- Assurer l'envoi, le suivi et la pré-instruction des dossiers de demande de subvention aux associations
- Mettre à jour les bases de données et outils mis en place par la collectivité
- Assurer la centralisation et la gestion des commandes de fournitures administratives
- Être le référent de la procédure de classement et d'archivage au niveau de l'ensemble des services
- Participer à la mise en place et à jour des outils de communication interne et externe
- Enregistrer les congés du personnel (saisie dans ciril et suivi)
- Participer à l'accueil de nouveaux agents au sein du CCAS (assistance pour les démarches administratives à faire, demande ouverture droits informatiques-)
- En lien avec le service des finances, et à la demande des services, émettre les bons de commande
- Assurer la veille et les plannings d'actualisation des différents dossiers/conventions

Organisation et gestion des assemblées délibérantes- En relation avec la direction du CCAS et les chefs de service, assurer la préparation des conseils d'administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, à partir des notes rédiger le procès-verbal
- Assurer la rédaction des arrêtés, des décisions, des délibérations, des conventions
- Mettre en ligne les actes administratifs sur le site interne

Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
- Sous la responsabilité de la directrice du développement social.- Travail en lien étroit avec les élus du CCAS, de la ville et de l'agglomération
- Travail en lien étroit avec la directrice adjointe/RAF
- Travail en lien avec les responsables de services et les autres agents de la direction
- Relations avec les autres services de la ville ou de l'agglomération
- Relations avec les partenaires et les institutions extérieures

Catégorie statutaire- Poste de catégorie : C
- Filière : administrative
- Rifseep : 9

Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste- Travail en bureau
- Temps complet avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service public

**Profil recherché**:
ASSISTANT (H/F) DE DIRECTION
- Ressources ou compétences requises
- Savoirs- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs et de contrôle des actes
- Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Connaissances des processus et logiciels de dématérialisation (web délib)
- Connaissance du logic