Property Release Administrator - Paris, France - Sotheby's

Sotheby's

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**ABOUT SOTHEBY'S**

Established in 1744, Sotheby's is the world's premier destination for art and luxury. Synonymous with innovation, Sotheby's promotes access, connoisseurship and preservation of fine art and rare objects through auctions, private sales and retail locations. Our trusted global marketplace is supported by a network of specialists spanning 40 countries and 50 categories, which include Contemporary Art, Modern and Impressionist Art, Old Masters, Chinese Works of Art, Jewelry, Watches, Wine and Spirits, and Interiors, among many others.

**Titre**: Gestionnaire de relâches / Property Release administrator
**Département**: Opérations
**Responsible hiérarchique**: Directrice Logistique, Paris

Ce rôle gère en autonomie la relâche des lots achetés par nos clients ou retournés à leur propriétaire en cas d'invendu. Cela implique à la fois des missions administratives et un travail de bureau (lecture comptes clients, tenue d'inventaire, gestion de documentation), une communication en directe avec des clients et des transporteurs, la manipulation d'objets de valeur.

**ACCUEIL**
- Responsable de la propreté de l'espace client et de sa conformité aux normes de Sotheby's en matière d'expérience client.

**GESTION DES FLUX**

Relâches des objets aux clients et transporteurs:

- Effectuer une veille sur les lots récemment réglés et disponibles pour la relâche et contribuer activement aux campagnes de réduction de l'inventaire en effectuant des relances en cas de collecte tardive des lots.
- S'assurer de la validité des paiements reçus et le cas échéant produire des factures et prendre des paiements complémentaires. Préparer et fournir au client un bordereau de détaxe si applicable.
- Organiser le cas échéant le transfert de lots depuis leur lieu de stockage vers leur lieu de collecte.
- Superviser le calendrier de collecte en ligne et s'assurer que tous les lots sont prêts pour leur collecte aussi bien physiquement que du point de vue administratif.
- Être le point de contact pour les éventuels problèmes rencontrés par les clients au moment de leur prise de rendez-vous.
- Être le point de contact pour les relâches aux transporteurs, en collaboration avec le département Transport en cas de régularisation douanière nécessaire.
- Émettre des bons de retraits et sortir les lots de l'inventaire.

Sorties temporaires:

- Superviser les demandes de sorties temporaires, évaluer et d'approuver le cas échéant le risque lié au mode de transport.

Navettes:

- Gérer les demandes de transferts entre les différents lieux de stockage.
- Préparer les lots pour leur transfert et informer les personnes concernées de la livraison.

**DOCUMENTATION ET CONFORMITE**
- Gestions des documents fournis par les clients et transporteurs (procurations, bons de livraison/retrait, lettre de voiture ) vérification de la conformité et classement physique et informatique.
- Responsable de la localisation correcte à tout moment des lots dans notre inventaire informatique.

**MISSIONS PONCTUELLES**

A ces missions pourront s'ajouter d'autres tâches en fonction de l'activité de l'entreprise.

**PROFIL**
- Aisance administrative et notions comptables basiques.
- Notions en transport et manipulation des œuvres d'art.
- Rapide, organisé et méthodique.
- Bon relationnel, sens de la diplomatie et de la relation client (interne et externe)
- Maitrise de l'anglais indispensable.
- Maîtrise d'Excel, la connaissance de SAP serait un plus.

**_ The Company is an equal opportunity employer and considers all applicants for employment without regard to race (including, without limitation, traits historically associated with race, such as natural hair, hair texture, and protective and treated or untreated hairstyles), color, creed, religion, sex, sexual orientation, marital or civil partnership/union status, national origin, age, disability, pregnancy, genetic predisposition, genetic information, reproductive health decision, sexual orientation, gender identity or expression, alienage or citizenship status, domestic violence victim status, military or veteran status, or any other characteristic protected by federal, state/province or local law. The Company complies with applicable state and local laws prohibiting discrimination in employment in every jurisdiction in which it operates._