Coordonnateur / Une Coordonnatrice (Site Hôtel Du - Laval, France - La Mayenne-Le Département

La Mayenne-Le Département

Entreprise vérifiée

Laval, France

il y a 4 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Direction:
Direction des moyens généraux

Service:
Service supports internes

Type d'emploi:
Poste permanent sous conditions statutaires (ouvert aux contractuels)

Catégorie(s):
B ; C

Filière(s):
Administrative

Référence(s) grade(s):
Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe ; Rédacteur ; Adjoint administratif territorial

Métier:
Coordonnateur

Temps de travail:
Temps plein

Site d'affectation:
Hôtel du Département

31/07/2023

Poste à pourvoir à compter du (date négociable le cas échéant):
01/10/2023

**Vous êtes issu(e) de la Fonction publique ou vous venez du monde de l'entreprise, rejoignez le Conseil départemental de la Mayenne. Nous saurons vous accueillir quel que soit votre parcours **

Le service supports internes est composé des entités suivantes:

- Intendance au sein de l'Hôtel du département (HD) avec l'accueil, les réceptions et le suivi des diverses salles. Cette cellule est composée d'un coordonnateur et de 4 collaboratrices,
- Numérisation, courrier et reprographie : composée d'un responsable technique et de 5 collaborateurs,
- Logistique : composée d'un chef d'équipe et de 3 collaborateurs,
- Inventaire et ventes de biens : composée d'un collaborateur.

**Vos missions**:
Les domaines de compétences du poste induisent généralement l'apport d'une aide et d'un soutien aux autres directions sous la forme de moyens logistiques, mobiliers, accès, réservations des salles, surveillance

Mission encadrement d'équipe:
La cellule intendance est composé des entités suivantes : L'accueil : 2 collaboratrices, Les réceptions : 1 collaboratrice, La préparation des salles de réunion, du Salon Pégase et du bureau du Président : 1 collaboratrice.
- Définir et évaluer les objectifs collectifs et individuels des collaborateurs de chaque entité (lors des entretiens annuels et ponctuellement),
- Veiller au bien-être des collaborateurs du service, accompagner le développement de leurs compétences en proposant les formations adéquates,
- Relayer les informations institutionnelles,
- Traiter les éléments RH du service au quotidien (congés, entretiens d'évaluation, recrutements),
- Connaître, faire connaître, respecter, faire respecter les valeurs véhiculées par l'Institution,
- S'assurer du respect de la sécurité et de la règlementation.

Mission pilotage de l'activité:

- S'assurer que chaque collaborateur dispose bien des moyens et des informations nécessaires pour accomplir ses missions,
- Accompagner l'équipe vers une plus grande polyvalence.

Mission pilotage de projets:

- Assurer l'interface avec la direction des bâtiments se rapportant au fonctionnement de l'hôtel du département (chauffage, climatisation, travaux ),
- S'assurer que les entreprises évacuent les pièces usagées après leurs interventions,
- Liens étroits avec le Cabinet s'agissant de l'organisation des déjeuners et des déplacements du Président:

- Points réguliers avec l'agent de réception : devis sollicités auprès des traiteurs, service pris en charge ou non...,
- Points réguliers avec l'agent d'intendance : agencement du salon Pégase, des salles de réunion,
- Points réguliers avec les 2 agents d'accueil,
- Etablir le planning semestriel de l'équipe des 3 chauffeurs du Président.

Mission mobilisation de l'expertise métier:

- Suivi du chauffage du site (visionner régulièrement les données en période de mise en service pour intervenir en amont : changement des piles, têtes ),
- Alarme du site (désactivation si besoin ou demande de modifications des horaires),
- Procédure d'activation (ouverture/ fermeture en cas d'évènement exceptionnel) du portail,
- Demandes en ligne pour les dysfonctionnements des portes automatiques,
- Contrôle mensuel du ménage avec le prestataire,
- Contrôle de l'absence de dépôts sauvages dans les combles, escaliers, paliers, sous-sol et parkings,
- Suivi du calendrier Outlook "Salon Pégase" regroupant les repas validés par le Cabinet, à prendre en charge par l'agent de réceptions,
- Salle de Session : protocole à suivre en l'absence de l'agent d'intendance : plan d'installation des élus, remise en place « standard »,
- Saisie des messages sur panneau numérique à l'entrée du garage,
- Paramétrage des accès tous sites départementaux confondus. Gestion des problèmes de pertes et création des badges en binôme avec les agents d'accueil,
- Suivi des réservations des véhicules.

**Vos compétences**:

- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation du Département, de la comptabilité publique et des contraintes de la collectivité,
- Connaissance des techniques de planification des tâches, contrôle et élaboration de tableaux de bord de suivi des activités,
- Connaissance des règles de sécurité et des contraintes environnementales dans ses do