Secrétaire de Direction - Lyon, France - Asile de nuit

Asile de nuit
Asile de nuit
Entreprise vérifiée
Lyon, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Le groupement Solidarité Logement Hébergement recrute, pour l'Asile de Nuit, un secrétaire de direction H/F en CDI._
- Le Groupement Solidarité Logement Hébergement réunit 3 associations : SOLIHA Loire - Puy de Dôme, SOLIHA BLI Loire et l'Asile de Nuit._
- Elles partagent des valeurs communes, adhèrent à la Fédération SOLIHA, et œuvrent toutes les trois pour un même objectif : une insertion durable des personnes les plus fragiles, en leur proposant une palette de solutions d'hébergement et de logement accompagné._
- Pour cela, elles travaillent en étroite collaboration et souhaitent développer leurs liens pour favoriser le parcours résidentiel des personnes qu'elles accompagnent._
- L'Asile de Nuit est une association historique sur Saint-Etienne Elle a pour objectif de venir en aide aux personnes sans domicile et sans abri, en leur fournissant, entre autres, une solution d'hébergement et un accompagnement personnalisé._
- L'association est structurée en 3 services répartis ainsi : 36 places d'hébergement d'urgence (115), 19 places d'insertion (CHRS) et 12 Lits Halte Soin Santé (LHSS). Elle possède sa propre cuisine, son équipe d'entretien et une équipe de surveillance de nuit. En tout, 15 collaborateurs travaillent au quotidien auprès des résidents de l'Asile de Nuit._

**Description du poste**:
**a. **Positionnement du poste et contexte**
Le secrétaire de direction est en charge de l'accueil physique et téléphonique, du renseignement ou de l'orientation de l'interlocuteur ou de l'usager vers le bon service au sein de l'établissement. Il effectue des missions administratives et est en appui de la direction. Il est l'interface entre la Direction, les Services de l'Association, le réseau extérieur.

**b. **Missions**

**Gestion administrative et accueil**
- Accueil physique : accueillir et orienter les partenaires, les entreprises et les visiteurs
- Accueil téléphonique : orienter les appels, prendre les messages et les traiter
- Gestion de courrier entrant et sortant (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Classement des dossiers, courriers et documents
- Prise de note, mise en forme, suivi de documents et compte-rendu.
- Diffusion des notes de service, des informations émanant de la direction, ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement
- Préparation et suivi de dossiers
- Reproduction des documents
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, etc.)
- Gestion du logiciel de suivi de l'activité (rentrées des données, éléments chiffrés, rapport d'activité, indicateurs journaliers).
- Gestion des factures en lien avec le cabinet comptable
- Suivi complet de contrats de maintenance des équipements de l'établissement (chaudière, défibrillateur, extincteurs, etc.
- Encaissement des loyers des résidents et tenue du registre de caisse.
- Gestion de la vie statutaire de la Direction.
- Gestion des plannings du Centre de soins

**Statistiques**:

- Indicateurs divers (banque alimentaire, DDETS, etc.)
- Aide à l'élaboration du rapport annuel d'activités

Au sein de ce poste,
- Vous interviendrez dans des contextes diversifiés, en lien avec de nombreux partenaires reconnus engagés dans l'accompagnement des ménages fragiles ;
- Vous rejoindrez des équipes dynamiques, engagées, dans une association reconnue et structurée autour d'un projet social qui a du sens.

**Profil recherché**:
**a. **Formation**
- BTS secrétariat ou étude de secrétariat ou BTS GPME

**b. **Expériences**
- Expérience souhaitée

**c. **Compétences et qualités requises**
- Motivé(e) par le projet associatif de SOLIHA
- Sens de l'organisation, autonomie, rigueur, méthode et disponibilité
- Excellent relationnel, capacité d'adaptation à un public très hétérogène et sens du service affirmé
- Capacité d'écoute des besoins et des attentes exprimés
- Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
- Capacité à s'intégrer rapidement au sein d'une équipe pluridisciplinaire
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