Assistant-e de Direction - Strasbourg, France - de l'Eurométropole de Strasbourg

de l'Eurométropole de Strasbourg
de l'Eurométropole de Strasbourg
Entreprise vérifiée
Strasbourg, France

il y a 4 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
N° annonce

E002268

Direction

Événements et vie associative

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe

15/01/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Composée de 47 agents-es, la Direction Evènements et vie associative a pour mission la conception et la réalisation d'évènements en régie ainsi qu'un rôle support auprès des organisateurs de manifestations sur le territoire strasbourgeois. Elle apporte également un soutien matériel (salles, matériel ) et financier (subventions). Enfin, elle assure un rôle de centre de ressources pour les associations strasbourgeoises.

Description des missions, Activités

Sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur-trice, vous l'assistez dans la gestion quotidienne de la Direction (secrétariat, communication, accueil, information ).

De manière générale, vous facilitez les missions attenantes aux fonctions des trois membres de la cellule direction. Vous êtes le relais entre les différentes entités de la Direction et entre la Direction et les Directions Générales Adjointes (DGA) et les autres directions. Vous avez un rôle de facilitateur-rice et d'organisateur-rice dans la coordination des productions, dans la gestion des priorités et des urgences et dans la planification des réunions et des dossiers suivis impliquant notamment la participation d'élus-es, de nombreux services et de partenaires externes. Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques.

**Activités principales**:
Organiser les agendas, prendre des rendez-vous et gérer les conflits d'agendas en fonction des priorités du/de la directeur-trice et du/de la directeur-trice adjoint-e.

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat.

Renseigner les interlocuteurs-trices et relayer si nécessaire vers la personne compétente.

Organiser et planifier des réunions parfois complexes et multi-partenaires : gestion des invitations, diffusion de l'ordre du jour, réservation de salles, préparation des dossiers et des outils de présentation.

Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courriers, notes, ordres du jour et comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur et les procédures internes.

Saisir et assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, vérification des validations, préparation des dossiers pour les séances,) et mettre à jour le logiciel.

S'assurer, en lien avec les services, de la production des réponses aux courriers, des éléments à produire (engagements Maire et Présidente) et du suivi des plaintes.

Assurer la coordination des productions de la direction en lien avec les différents services internes ou externes le cas échéant.

Assurer la tenue des tableaux de bord de la direction ou d'éléments pour la DGA.

Participer à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de la direction.

**Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers**: abonnements, partage de documents, suivi et mise en place de procédures

Suivi administratif des certifications des agents de la direction.

Participer à la création d'un esprit d'équipe.

Assurer les missions de référent-e habillement (recensement des besoins, commande ).

Profil

Bac à bac + 2 assistant de direction ou équivalent.

Expérience dans un poste similaire souhaitée.

Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, etc.).

Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et idéalement des logiciels métier (Elise, Airs Délib, XBUS parapheur électronique).

Maîtrise des règles et usages administratifs et du fonctionnement et rôle d'une collectivité territoriale.

Capacité à organiser l'agenda et gérer les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités.

Capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse.

Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles de l'expression orale et écrite.

Capacité à organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer des priorités.

Capacité d'adaptation et à rendre compte.

Organisation, méthode et rigueur.

Capacité à travailler avec différents-es interlocuteurs-trices.

Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.

Autonomie, capacité à prendre des initiatives
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