agathe rhalia

Recrutement d'hotesse d'accueil

Votre mission :

Gestion du standard

Décrocher les appels entrants

Identifier les interlocuteurs

Annoncer puis transférer les appels aux personnes concernées

Gérer la mise en attente des interlocuteurs ainsi que la saturation des postes

Répondre aux demandes de renseignements extérieurs dans la limite du possible

Filtrer les appels à la demande

Prendre des messages en cas d'absence de l'interlocuteur

Accueil

Accueillir les personnes dans les locaux

Se renseigner sur leur identité

Prévenir les personnes concernées sur la présence de leur rendez-vous

Enregistrer les présences/sorties sur le cahier de liaison

Informer les gardiens de l'arrivée des visiteurs (la veille)

Récupérer la liste mise à jour par les gardiens le matin (éventuelles modifications reçues après le départ le soir)

Gestion du back office

Assurer le suivi d'occupation des salles de réunion

Gérer la boîte mail Fruitière : mails entrants a rediffuser selon l'objet

Réceptionner les colis, plis et autres livraisons, vérifier leur bon état (appose le tampon « sous réserve » si besoin) puis prévenir les destinataires afin qu'ils récupèrent leur livraison rapidement

Gérer la réception du courrier, et le transmettre aux services/personnes ciblés

Préparer et suivre les envois express sur demande et hebdomadaires aux filiales

Assurer les réservations des taxis