Un(E) Assistant(E) Administratif(Ve) Et D'accueil - Saint-Laurent-du-Var, France - Mairie de Saint-Laurent-du-Var

Mairie de Saint-Laurent-du-Var
Mairie de Saint-Laurent-du-Var
Entreprise vérifiée
Saint-Laurent-du-Var, France

il y a 5 jours

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

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Description
**Mission principale : l'agent(e) assure les missions d'accueil physique et téléphonique pour le service urbanisme en renseignant et conseillant les administrés. Il/elle sera également en charge de l'assistance auprès des instructeurs et des agents contrôleurs du service.**

**DEFINITION DU POSTE**

**Direction de rattachement : Direction Aménagement Durable et Urbanisme**

**Service de rattachement : Service Urbanisme et Droit des Sols**

**Relation hiérarchique : L'agent(e) exerce ses missions sous la direction et la responsabilité de la Directrice de l'Aménagement et de l'Urbanisme et de la Responsable de l'équipe administrative.**

**Relations fonctionnelles : autres agents du service, public, professionnels de la construction, service finances comptabilité, DDTM, services fiscaux**

**Conditions du poste**:
**Lieu : Hôtel de Ville - 222, Esplanade du Levant Saint-Laurent-du-Var**

**Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) - Durée hebdomadaire 37h**

**Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau)**

**MISSIONS**

Ø **Accueil physique et téléphonique**:

- Renseignements d'ordre général en matière d'urbanisme
- Gestion de la consultation publique (préparation des dossiers, réception du public)
- Gestion et suivi des demandes de reproductions
- Vérification, préparation et remises des reproductions aux administrés

Ø **Réception des dossiers d'autorisation d'urbanisme**:

- Réception, contrôle, scan et enregistrement sur le progiciel OXALIS des dossiers ADS et pièces complémentaires déposées (PC, PA, PD, DP, CU)
- Constitution des dossiers (affectation du numéro d'enregistrement et des dates de dépôt + scan et rattachement au progiciel OXALIS)
- Renseignement et gestion de tableaux de bord (Cabinet du Maire et DDTM)

Ø **Transmission des dossiers**:

- au chef de service pour attribution aux instructeurs
- à la DDTM pour les autorisations d'urbanisme relevant de l'opération d'intérêt national (OIN)

Ø **Affichage hebdomadaire des dossiers déposés**

Ø **Archivages des dossiers ADS et des suivis de chantier**
- Vérification et classement des dossiers avant l'archivage
- Saisie des bordereaux de versement sur le progiciel « AVENIO »

Ø **Assistance aux instructeurs et aux contrôleurs**
- Suivi des parapheurs
- Envoi et affichage des arrêtés sur le progiciel « DIGILOR Backoffice DATAHALL »
- Enregistrement sur OXALIS des décisions + scans et rattachement des arrêtés
- Classement des dossiers terminés et numérotation
- Réception, enregistrement et suivi des DOC (déclaration d'ouverture de chantier) et des

DAACT (déclaration attestant l'achèvement des travaux)
- Programmation des visites de suivi de chantier et des divers contrôles en lien avec les

contrôleurs (gestion planning)
- Aide à la rédaction et au suivi des rapports de visite et des courriers (convocations, mise en

demeure, attestations de non-contestation de la conformité)
- Assistance, suivi de la mise en conformité des numérotages des voies et établissement des

certificats de numérotage

Ø **Missions secrétariat**
- Préparation des plannings des CMAU
- Gestion des réservations des salles
- Gestion des convocations
- Préparation des ordres du jour et des procès-verbaux
- Installation de la salle
- Saisie dans le logiciel OXALIS des avis après la CMAU
- Suivi des DDE des champs électromagnétiques
- Archivages

**Toute autre tâche administrative ou d'accueil nécessaire à la continuité du service correspondant au grade de l'agent.**

**L'ensemble de ces missions sont effectuées dans le cadre de la polyvalence du service avec les autres assistantes administratives du service.**

**COMPETENCES REQUISES**
- Maîtrise de l'outil informatique (Word/Excel/Oxalis/Maarch) et des techniques de secrétariat

administratif
- Bonne connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaissances générales en droit de l'urbanisme
- Expérience de l'accueil téléphonique et physique
- Expérience de secrétariat (mettre en forme et rédiger des rapports et des courriers administratifs)
- Faire preuve d'autonomie dans le travail tout en respectant l'organisation hiérarchique au sein du service
- Sens de l'organisation et rigueur
- Esprit pondéré et méthodique
- Esprit d'équipe
- Bon relationnel et bonne présentation
- Adaptabilité et réactivité
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de réserve

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle
- Primes

Lieu du poste : En présentiel
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