Secretaire de Direction - Cannes, France - Mairie de Cannes

Mairie de Cannes

Entreprise vérifiée

Cannes, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Mise en ligne

- Date limite

- Collectivité
- VILLE DE CANNES
- Cadre d'empoi
- Adjoints administratifs territoriaux
- Filière
- Administrative
- Catégorie
- B ou C

**Présentation de la direction et définition du poste**:
La Direction Contrôle et Sécurité Juridique est chargée de suivre les contentieux qui concernent la commune, de gérer les assurances et d'apporter un conseil ainsi qu'une information juridique aux services administratifs et conseilleurs municipaux. Elle assure également des permanences hebdomadaires, à destination du public, au sein de l'Antenne de Justice de Cannes.

Vous intégrez un service dynamique et accompagnez en votre qualité de secrétaire de direction la Directrice et les juristes dans l'exercice de leurs fonctions tant en lien avec l'ensemble des services municipaux que vis-à-vis des intervenants extérieurs.

Personne de confiance, vous apportez une aide permanente dans le suivi comptable et financier et assister dans l'élaboration du budget de la direction.

**Les missions principales sont les suivantes**:

- Assister la directrice dans la gestion du budget : Saisie et aide à la préparation budgétaire ;
- Gérer les frais de missions des agents de la direction ;
- Etablir des marchés publics avec l'aide de la Direction des Achats (Préparer les fiches MAPA et saisir sur MARCO WEB) ;
- Effectuer les demandes de devis, bons de commande et envoi aux fournisseurs (rédaction courriers/courriels) ;
- Traiter et classer les factures, établir les ordres de virement bancaire DGFIP ;
- Assister la gestion des Ressources Humaines de la Direction (Gérer les heures et les congés du personnel avec renseignement du logiciel ar-chronos) ;
- Préparer et organiser les rendez-vous, les réunions ou évènements particuliers (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles ) et respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Réceptionner et distribuer les courriers entrants - Relire, vérifier la mise en forme et enregistrer les courriers départs - Classer les courriers ;
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;
- Préparer et transmettre les actes publiés dans le livre d'actes puis archiver les dossiers.

**Profil et compétences recherchés**:
Vous possédez une bonne connaissance sur le fonctionnement d'une collectivité territoriale notamment dans le domaine de la comptabilité publique M57 et les marchés publics.

Vous maîtrisez parfaitement les règles d'orthographe, de syntaxe, de grammaire et les techniques de secrétariat (dactylographie, dictaphone, prise de note, ).

Vous avez une connaissance avancée des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook, Power point. La maîtrise des logiciels métiers - pro logiciel Poseidon, Ar-Chronos, MarcoWeb et Astre serait un plus.

Rigoureux(se) et méthodique, vous disposez aussi de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe avec des acteurs multiples. Vous avez des capacités d'adaptation, de polyvalence et savez gérer les priorités.

Issue d'une formation secrétaire comptable ou secrétariat de direction, vous disposez d'une expérience significative dans un poste similaire.

**Conditions de travail et environnement**:
Lieu de travail : Immeuble Cannes 2000, 29 boulevard de la Ferrage.

Horaires : 38 heures hebdomadaires.

Travail en équipe et en relation avec l'ensemble des services de la Ville