Gestionnaire Réservation Des Salles - Lyon, France - Ecole Normale Supérieure de Lyon

Ecole Normale Supérieure de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description entreprise**:
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**Description du service**

Direction des Moyens Généraux

**Relation hiérarchique**

Sous l'autorité hiérarchique directe du responsable de service gestion des salles.

**Relations fonctionnelles**

Le gestionnaire est en relation avec la Direction, l'ensemble des services et des laboratoires de l'école. Il est de plus en contact avec l'ensemble des usagers dans le cadre des manifestations organisées dans les locaux ainsi que les Utilisateurs externes de l'ENS de Lyon, organisateurs de colloques et réunions, le Rectorat, les Établissements d'enseignement supérieur et de recherche, les Collectivités territoriales.

**Description du poste**:
**MISSION**:
Le/La gestionnaire est chargé/e de la réservation des salles pour tout usage conforme à la mission de Service Public de l'École, autre que les enseignements, et coordonne les manifestations organisées par les utilisateurs internes de l'ENS de Lyon ou associés.

**ACTIVITES**:
**Activités principales**
- Recevoir et traiter les demandes de réservations de salles et d'organisation des manifestations littéraires, scientifiques, et vérifier leur conformité.
- Réaliser et suivre les réservations de salles pour les usages quotidiens
- Proposer des solutions adaptées à chaque demandeur en fonction des besoins liés à l'évènement
- Solliciter les autorisations nécessaires au déroulement des manifestations
- Identifier et orienter les demandeurs pour les différents besoins des réservations (techniques, matériels, audiovisuels, restauration )
- Travailler en lien avec les services de sécurité, d'hébergement, de restauration et services techniques et administratifs de l'École.
- Être le lien entre les organisateurs et les divers services de l'école impliqués dans le bon déroulement des manifestations importantes
- Classer et archiver les dossiers des manifestations importantes
- Communiquer et diffuser toute information utile aux usagers et personnels de l'École concernant les manifestations en cours et à venir
- Aide à la réalisation de documents administratifs pour les réservations extérieurs
- Suivi de l'occupation des salles et aide au déploiement d'outils de suivi

**Activités associées**
- Accueillir les demandeurs et leurs prestataires (traiteur, techniciens, etc.)
- Travailler à la communication des missions du service auprès des autres services de l'Ecole
- Organiser les visites de locaux
- Prendre en charge la gestion à titre onéreux des salles de l'établissement et en rendre compte à leurs retours

**Profil recherché**:
**COMPETENCES REQUISES**:
**Connaissances sur l'environnement professionnel**
- Maîtriser le logiciel de réservations des salles et des équipements,
- Maîtriser les outils bureautiques, d'internet et de messagerie,
- Connaître les règles de l'accueil physique et téléphonique
- Connaître les principes de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité du travail et des normes relatives aux établissements recevant du public
- Connaître les structures, le fonctionnement et l'organisation de l'établissement,
- Connaître les procédures définies en matière de réservation et de location de salles

**Savoir-faire opérationnels**
- Collecter les informations nécessaires pour traiter les demandes
- Appliquer les consignes orales ou écrites
- Savoir être force de proposition pour les usagers
- Savoir hiérarchiser les demandes en fonction de leurs échéances et de leurs priorités
- Savoir planifier et respecter des délais
- Rendre compte des anomalies liées à la sécurité
- Savoir travailler en équipe
- Être sérieux et régulier dans son travail
- Avoir une grande capacité d'adaptation aux contraintes quotidiennes
- Posséder une bonne organisation et méthode de travail
- Être capable de partager l'information et rendre compte par orale et par écrit
- Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et culture internet (tableur, statistiques, etc.)
- Avoir une bonne maîtrise orale et écrite
- Avoir le sens du contact

**Savoir Etre**
- Avoir le sens de la diplomatie et du contact
- Être réactif
- Être autonome
- Avoir le sens du service public
- Être capable de travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur
- Être apte au dialogue et à la communication
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir rendre compte