Secretaire de Direction Patrimoine Maintenance - Carcassonne, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

Carcassonne, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans le cadre du processus de notre réorganisation, Habitat Audois recrute sur le poste de SECRETAIRE DE DIRECTION Patrimoine Maintenance Au sein de la Direction Patrimoine Maintenance, vous réalisez vos missions sous l'autorité du Directeur. Vous assurez l'assistanat et le secrétariat de direction et assurez la gestion administrative de dossiers spécifiques. Vous assurez un rôle d'interface au sein de la direction. Vous travaillez en étroite collaboration avec les secrétaires assistantes de chaque service de la direction. En cas d'absence d'une secrétaire assistant de service, vous êtes en capacité d'assurer à mínima la continuité de l'activité. Vos missions principales : -Accueil physique et téléphonique, secrétariat, gestion agenda, courriers, organisation et préparation de réunions, diffusion des informations en interne ou externe, classement et archivage, -Interface avec les collaborateurs de la direction, -Elaboration, actualisation, suivi et diffusion de documents supports, -Rédaction de courriers, rapports ; -Rédaction d'actes, contrats et autres documents à caractère juridique, -Assurer une veille opérationnelle auprès du Directeur/trice sur les dossiers en cours, le suivi des réunions ; -Elaborer et/ou actualiser des modes opératoires et procédures internes en lien avec le/la Directeur/trice ; -Participer à l'animation du réseau des assistantes de la direction en termes d'échanges d'informations et de suivi de dossiers. -Assurer une veille sur la consommation des budgets d'exploitation du chapitre 6 et alerter le Directeur en cas d'anomalie - Assurer l'animation des secrétaires-assistants au sein de leur service et fédérer les échanges (indicateurs financiers, contentieux) auprès du Directeur PATRIMOINE MAINTENANCE -Assurer la gestion et suivi de dossiers administratifs spécifiques Habitat Audois recherche un profil avec : - Expérience dans l'assistanat de direction exigée de minimum 3 ans - BTS Assistant de direction / Assistant PME-PMI ou équivalent - Connaissance des pratiques et des procédures spécifiques au domaine d'activité
- **Qualification**:Agent de maîtrise
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:3 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Permis**:B - Véhicule léger
- **Compétences recherchées**:

- Normes rédactionnelles
- Veille réglementaire
- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Méthode de classement et d'archivage
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...)
- Coordonner l'activité d'une équipe
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Organiser des actions de communication
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Saisir des documents numériques
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Préparer et organiser des réunions
- Travail en équipe
- Autonomie
- Sens de l'organisation