Chargé(E) D'accueil évènementiel - Paris, France - Easy Reunion

Easy Reunion
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Entreprise vérifiée
Paris, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Titre **:Chargé(e) d'accueil évènementiel (H/F)

**Type **:Alternance

**Temps de travail** : Annualisé

**Jours d'activité** : du lundi au vendredi / weekend (occasionnel)

**Lieu d'activité **:Paris 75008

**Date de prise de poste** : mai 2023 (dès que possible)

**Durée** : 1 à 2 ans

**Encadré par **:Le responsable d'exploitation

**Salaire** : à définir selon profile (âge et année d'alternance)

**Description du poste**

Easy Réunion recherche un(e) chargé(e) d'accueil évènementiel à partir du mois de mai 2023.

Encadré(e) hiérarchiquement par Easy Réunion, le(a) chargé(e) d'accueil évènementiel participera à accueillir et aider les participants et fournir une assistance à l'organisation aussi bien durant les phases d'installation que durant le déroulement de l'évènement.

Le(a) chargé(e) d'accueil évènementiel travaillera en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes de IESF (Ingénieurs et scientifiques de France) et en particulier avec le Délégué Général de l'association qui sera son contact au quotidien. La mission se déroule dans les locaux d'IESF situés au 7 rue Lamennais Paris, et occasionnellement dans ceux de la société Easy Réunion situés à la Chambre de Commerce et de l'Industrie de Versailles.

Objectif : assurer le bon déroulement des évènements en présentiel.

Son profil sera nécessairement polyvalent:
En complément de la gestion évènementiel il(elle) assurera la gestion de l'accueil comprenant différentes tâches administratives.

**Missions**:
**Dans 50% du temps, le(a) chargé(e) d'accueil évènementiel aura pour missions la gestion d'un évènement**:

- Gestion des évènements internes (les participants sont les adhérents de IESF) et des évènement externes (les participants sont les clients de Easy Reunion)
- Assurer les visites clients en coordination avec l'équipe commerciale d'Easy Reunion
- Gestion du calendrier partagé des évènement internes et externes
- Ouverture et fermeture de la salle
- Préparation de la salle et rangement à la fin de l'évènement
- Gestion des pauses (café, thé, petit déjeuner) et des services de la salle (visio conférence, traiteur, etc)
- Remplir la fiche de satisfaction avec le client
- Mette à jour les stocks (bouteille d'eau, café, thé, matériel de pause, etc)

**Dans 50% du temps, le(a) chargé(e) d'accueil évènementiel aura pour missions la gestion de l'accueil**:

- Accueil des personnes à l'entrée (hôte / hôtesse)
- Gestion des appels entrants pour l'association IESF : environ 10 à 20 par jour.
- Gestion de la boite mail générale d'IESF : environ 10 à 20 par jour.

**Description du profil**:
Formation & expérience:

- École de commerce / communication / hôtellerie
- Première expérience en entreprise ou en agence évènementielle réussie

Savoir être:

- Ponctualité (très important)
- Bonne présentation et aspect soigné
- Excellente capacité de communication orale et écrite
- Prédisposition à l'accueil et l'assistance des clients
- Gentillesse et cordialité
- Capacités de résolution des problèmes
- Patience et résistance au stress
- Disponibilité à travailler le week-end, les jours fériés, le matin tôt et le soir tard (selon la typologie de l'évènement)

Savoir-faire:

- Assurer la totalité d'un service en salle depuis l'arrivée du client jusqu'à son départ sans incident
- Garantir la qualité du service rendu
- Placer le client au centre de son activité et de sa mission
- Réagir en temps réel à tout incident ou dysfonctionnement
- Travailler en équipe
- Excellente connaissance des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Bonne connaissance des outils de visio conférence : Zoom, Teams, Skype, etc

**L'entreprise EASY REUNION**

**EASY REUNION a pour objectif de révolutionner les réunions d'entreprises en les rendant digitales, simples et pratiques.**

L'organisation des rendez-vous professionnels devrait être aussi simple que possible.

Chez Easy Réunion, nous avons compris que la réactivité ainsi qu'un service « clés en main » est au cœur des préoccupations de nos clients. Nous avons donc décidé d'éliminer le stress généré par la recherche d'une salle, d'un traiteur, de matériels complémentaires et surtout de la gestion de tous les prestataires le jour J.

Crée en 2012 Easy Réunion a investi massivement dans la digitalisation de ses services (nouvelle plateforme en ligne, visite virtuelle 3D et 360°, signature électroniques des devis, agendas partagés, etc...).

Notre société veut devenir l'un des acteurs clés de la digitalisation, tout en conservant son ADN : l'Humain.

En effet, nous croyons que la force d'Easy Réunion réside dans son personnel, formé, compétent, enjoué et qui accompagne le client durant toute sa démarche. Nous aimons notre métier, nos évènements et n
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