Secrétaire Administratif Polyvalente - Paris e, France - Fédération CFE-CGC santé social

Description

**Secrétaire ADMINISTRATIVE 2ème classe de la fédération**
**Grade : Technicien Qualifié**

**Finalité de la fonction**
Apporter un soutien administratif, logistique et technique à l'activité de la fédération selon le périmètre confié. (80 % de l'activité : 4 jours par semaine).

Assurer, de manière autonome, la relation avec les adhérents des syndicats qui lui sont confiés dans le respect des normes, procédures et des règles établies notamment à travers l'outil de gestion mis à disposition par la confédération SIA (Système d'Informations Adhérents). (20% de l'activité : 1 jour par semaine)

**Activités principales**

**Gestion Administrative de la Fédération**:
Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et courriers entrants.

Renseigner et/ou orienter au sein de la fédération toutes demandes d'informations.

Gérer la boite mail de la fédération en analysant l'objet du mail afin de le transférer au service concerné devant en assurer le traitement opérationnel (salarié de la fédération, détaché de la fédération ou membre du bureau exécutif fédéral).

**Apporter un soutien administratif, logistique et technique à l'activité de la Fédération.**

Réserver les salles de réunion pour les conseils fédéraux, bureaux exécutifs de la fédération, congrès et séminaires, formations.

Assister le Bureau exécutif et notamment le secrétaire général et le président de la fédération dans l'organisation des différentes réunions et sessions de formation.

Bureaux exécutifs (11 par an) : Organisation de l'instance : convocations, préparation des documents, comptes rendus de réunions.

Conseils Fédéraux et Assemblée générale ordinaire (tous les 3 ans) : Organisation des instances : convocations, préparation des documents, calcul du nombre de représentants et gestion du renouvellement des membres.
Comptes rendus de réunions.

Réaliser des courriers à la demande

**Activités spécifiques ou ponctuelles**
**Gestion opérationnelle des syndicats**:
Gérer les différentes opérations liées à la gestion administrative des adhérents : Enregistrer les adhésions sur des
établissements déjà existants. S'assurer de la fiabilité de la base de données informatique de gestion des adhérents
SIA.

Gérer les différentes opérations liées aux cotisations des adhérents des syndicats : enregistrement et mise à jour des coordonnées bancaires.

Répondre par courrier, par téléphone ou par mail aux sollicitations des adhérents sur le périmètre confié.

Effectuer les taches d'archivage des courriers et mails réceptionnés.

Réaliser l'envoi des courriers à destination des adhérents sur le périmètre confié (Cartes d'adhérent, relevé fiscal )

Travailler en équipe avec les 2 secrétaires administratives en charge des syndicats et pouvoir les remplacer en cas d'absences de longue durée ou lié à un accroissement ponctuel d'activité.

FICHE DE FONCTION SECRETAIRE ADMINISTRATIVE 2ème classe 1/2

**Compétences principales**
**Connaissances : _Les savoirs théoriques _**

Environnement de la protection sociale et du syndicalisme en général

Maitrise des outils bureautique Microsoft 365 : Outlook, Excel, Word, Powerpoint

Maitrise des outils de communication Microsoft 365 : Teams, OneDrive, SharePoint

Organisation et règles de fonctionnement de la fédération

**Savoir d'organisation : _Les méthodes et techniques _**

Procédures et processus internes

Planification et organisation du travail

Techniques d'accueil téléphonique et de secrétariat

Système d'information et applicatifs métiers

**Savoir-faire de l'action : _Les habiletés ou automatismes_**

Gestion de l'information

Traitement des données

Instruction, suivi et contrôle des dossiers

Gestion des relations en interne et en externe

**Savoir-faire comportementaux : _l'expérience_**

Communiquer à l'écrit et à l'oral

Travail en équipe

Qualités relationnelles

**Profil**
Expérience réussie en gestion administrative et en gestion de la relation adhérents.

Organisation et rigueur.

**Filière**
Gestion et secrétariat administratif

**Famille**
Management Technique Projet

**Rémunération**
Convention Collective CCN 66 : Application des grilles de classification

FICHE DE FONCTION SECRETAIRE ADMINISTRATIVE 2ème classe 2/2

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2 400,00€ à 2 600,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Exigences linguistiques flexibles:

- Français non requis

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles
- Périodes de travail de 8 heures

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/06/2023