Assistant de Direction - Gennevilliers, France - INTERTIS
Description
Descriptif du poste- INTERTIS, recherche pour l'un de ses clients situé à Gennevilliers un(e) : Assistant(e) d'unité H/F
Description du poste:
- Assurer l Assistance au Directeur d Unité, du Directeur Adjoint et des ingénieurs de l unité : Gestion
des déplacements (voyages ), Contrôle des factures relatives aux commandes de voyage, ordre de
mission, organisation de réunions, planification des entretiens annuels individuels,
- Accueil des personnes en visite dans nos locaux et piloter l intégration et la sortie du personnel
- Planification et organisation de rendez-vous commerciaux, manifestations évènementielles,
séminaires, visites, etc ;
- Planification et organisation des Comités D unité CODUN Infra : préparation de ces réunions,
participation à ces réunions, et rédaction du compte-rendu sous forme de « relevés d actions » : il
s agit de vérifier la bonne exécution de ces actions en préparation du CODUN suivant le précédent ;
- Organiser le secrétariat de l Unité : Gestion des nouvelles affaires ; veille au partage de l information
entre le personnel affecté à l Unité, coordination avec les assistant(e)s des agences pour la
transmission des documents ; archivage des contrats,
- Etablissement et mise en forme des divers courriers, rapports, notes, (selon modèles en vigueur.
Classement, archivage et diffusion des documents (courriers, mails ). Préparation de dossier
d avenants aux contrats,
- Tâches d assistance au suivi « qualité » des projets de l unité : Préparation et suivi des documents
relatifs au Système de Management de la Qualité et au Plan Santé Sécurité Environnement liés
au projet. Centralisation, diffusion et suivi des fiches qualité,
- Tenue à jour des curriculums vitae et centralisation des CV de l unité & des fiches technicocommerciales
et tableaux de références de l Unité
- Tenue à jour sur Salesforce : des contrats, des carnets de commandes, propositions et de
- En support de la direction du Commerce et des Offres : Etablissement et envoi de dossiers de
préqualification sous le pilotage du Responsable Commercial concerné
Profil recherché
- Vous justifiez d'une expérience minimum de 3 ans sur un poste similaire. Vous êtes rigoureux/se,
autonome et faites preuve d'une bonne aisance relationnelle.
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles, faites preuve de disponibilité et d organisation.
Vous savez faire preuve de discrétion et travailler en toute confidentialité.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et plus précisément, Pack office et Outlook.
La maîtrise de l'anglais serait un plus.
- LANGUESAnglais
SAVOIR-ÊTRE
- Autonomie- Confidentialité**Voir plus**
SAVOIR-FAIRE
Archivage
Bureautique
**Voir plus**
Entreprise
- Intertis, filiale du groupe GIF Emploi, agence d'emploi experte dans les métiers généralistes et spécialisés de personnels chantier et ingénierie études techniques dans le secteur de l'architecture, du bâtiment et de l'industrie depuis 50 ans.
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Christelle HERVE
- _Assistante recrutement_
Salaire
A partir de 24 k€ brut annuel
Prise de poste
Dès que possible
Expérience
Minimum 3 ans
Métier
Assistant de direction
Statut du poste
Cadre du secteur privé
Zone de déplacement
Pas de déplacement
Secteur d'activité du poste
ACTIVITÉS DES AGENCES DE TRAVAIL TEMPORAIRE
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