Gestionnaire Administratif - Marseille, France - Centre Hospitalier d'UZES

Description

Gestionnaire comptable et achat:

- Recueil, traitement et diffusion des données/documents relatifs à son domaine d'activité de la part et à destination des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes)
- Affectation des dépenses en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, budget, UF, nomenclature achat)
- Edition et transmission des bons de commandes à partir des besoins des services validés par l'encadrement et de l'approvisionnement des stocks
- Suivi et contrôle de l'exécution et de la conformité des bons de commandes
- Vérification du service fait et traitement des dysfonctionnements
- Relance des bons de commandes non exécutés
- Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours ou achats hors marché identifiés
- Traitement des litiges et contentieux relevant de son domaine d'activité
- Liquidation et mandatement des factures avec transmission des pièces justificatives
- Calcul et imputation de l'amortissement pour les achats d'investissement
- Contrôle et édition des bordereaux de dépenses
- Classement et archivage des pièces comptables relatives aux demandes d'achat et des dépenses prises en charge
- Extraction et analyse des données comptables pour l'élaboration et l'exploitation de tableaux de bord spécifiques dans son domaine d'activité
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine.
- Mandatement des écritures de reversement
- Mandatement pour le versement du pécule des résidents
- Mandatement des subventions aux associations
- Mandatement des cotisations et taxes aux organismes et impôts.
- Suivi et contrôle budgétaire des achats
- Aide à l'arbitrage et à la prise de décision
- Rédaction des rapports d'activité intermédiaires et des bilans de fin d'année.
- Rédaction des fiches de procédure et évaluation de leur bonne exécution
- Suivi, mise à jour et sauvegarde des données et informations du progiciel financier et comptable (positionnement des droits et habilitations sur l'applicatif métier )
- Référente experte de l'applicatif métier de gestion financière et comptable.

Gestionnaire administrative:

- Accueil du service et coordination du planning prévisionnel
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Renseignement et orientation vers l'interlocuteur ou le service concerné
- Prise des rendez-vous et gestion des agendas
- Organisation des réunions et réservation des salles
- Rédaction et envoi des convocations et ordres du jour
- Préparation des dossiers et diaporamas
- Traitement et mise en forme de documents et courriers
- Distribution et gestion du courrier et des parapheurs
- Commande des fournitures pour les besoins du service et vérification de la conformité des livraisons.

Régisseur d'avances des dépenses.
- Ce descriptif de poste est susceptible d'évoluer en fonction de l'organisation de la Direction des Services Economiques et Logistiques et de la Direction des Travaux et Coordination des EHPAD._

**Relations professionnelles les plus fréquentes**

Equipe de direction composée du Directeur d'Etablissement, 2 Directrices-Adjointes, 1 Directeur-adjoint à compter du 01/01/2023, 2 AAHP et 1 FFAAH, 1 Directrice des soins et 2 Cadres supérieures de santé

Adjoints Administratifs du Service Economique et Adjoints des Cadres de la Cellule des Marchés publics, Magasiniers Personnels des services financiers, bureau des entrées et accueil de l'hôpital

Personnels d'encadrement et responsables de service

Intervenants extérieurs (trésorerie hospitalière, fournisseurs, professionnels de santé intervenant en secteur sanitaire et médico-social)

**Compétences et Savoir-faire requis**

Accueillir, orienter et informer les personnes

Adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et visites Reformuler une demande et en résumer les points clés

Identifier les informations communicables à autrui en respectant les consignes données Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations

Rédiger des informations relatives à son domaine d'activité pour assurer un suivi et une traçabilité Organiser, classer et exploiter les données, informations et documents de diverses natures

Optimiser la gestion budgétaire en respectant la comptabilité générale hospitalière, l'achat public et le droit des marchés publics

Lire un tableau d'amortissement comptable

Utiliser et maîtriser les outils bureautiques et informatiques:

- Word, Excel, Powerpoint
- Applicatif métier de gestion financière et comptable
- Portail DGFIP : Hélios et CPP
- Portails fournisseurs
- Communication par visioconférence : Starleaf, Teams, Zoom...
- Messagerie Outlook

**Qualités requises**

Polyvalence - Communication - Sens de l'écoute et du travail en équipe - A