Assistant(E) Polyvalent(E) - Bandol, France - lamoureux ricciotti ingénierie

Description

**Présentation de l'entreprise**:
Le bureau d'études **Lamoureux & Ricciotti Ingénierie **est un BET spécialisé dans la conception de structures pour le génie civil et le bâtiment.

Dirigé par **Romain Ricciotti **(ingénieur civil de l'École Nationale des Ponts et Chaussées) et **Guillaume Lamoureux **(ingénieur civil de l'École Spéciale des Travaux Publics), le bureau d
- étude **Lamoureux & Ricciotti ingénierie **réalise l'ensemble des missions de conception, et d'exécutions sur des thématiques de structure et d'enveloppe, y compris les aspects techniques opérationnels et économiques. Le travail et l'expérience du bureau d'étude **Lamoureux & Ricciotti Ingénierie **vont des études préliminaires de faisabilité et d'insertion jusqu'à l'exécution des ouvrages et suivi de chantier.

Les 2 ingénieurs co-gérant sont secondés par leurs 12 ingénieurs chargés de projet, leurs 7 dessinateurs-projeteurs et leur 2 assistantes de direction.

Le siège social du bureau est basé à Bandol au 20 Place Isidore Brun 83150 Bandol,

Le bureau secondaire est basé au 25 rue Drouot 75009 Paris.

**Description du Poste**:
Nous sommes à la recherche **d'un(e)**

**Assistant(e) Polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe au sein du Pôle Administratif.**

**Profil recherché**:
De formation minimum Bac +2 du type assistante manager ou assistante de gestion OU autre, avec une expérience réussie de 1 à 2 ans sur un poste secrétariat / assistanat administratif / gestion / communication.

Vous êtes motivé(e) et autonome dans votre travail. Vous êtes une personne organisée et polyvalente. Vous appréciez par ailleurs le travail en équipe et souhaitez évoluer au sein d'une entreprise dynamique.

**Missions principales**:

- Être responsable de l'accueil et occuper une position centrale dans la vie opérationnelle de l'agence
- Assurer le standard téléphonique de l'agence
- Participer à la rédaction des outils de communication et des documents relatifs aux appels d'offres (fiches références, book, CV) / être en charge de la mise à jour des ces supports
- Optimiser des documents internes ( mise en forme notes méthodologiques, présentations)
- Être de support du service appels d'offre (compiler documents, veiller à l'obtention de certificats de capacités et d'image, négocier droits photographies, support au montage dossiers...)
- Être de support du service comptabilité (traiter paiement factures fournisseurs, relances clients)
- Être de support du service RH (commande TR, traitement notes de frais, suivi planning...)
- Être de support du suivi administratif et financier des projets
- Accomplir tâches administratives en support aux dirigeants et aux chefs de projets
- Être de support à la préparation et l'organisation logistique des réunions (en visio, en présentiel)
- Filtrer les entrées & les appels téléphoniques/ Transmettre les appels et prendre les messages
- Relever la boite mail de la société, trier et répondre aux courriels / transmettre les informations au bon interlocuteur
- Relever le courrier boite aux lettres et suivi des actions nécessaires transmettre/informer
- Assurer l'envoi des courriers, la tenue tableau de suivi, les déplacements à La Poste / Réception livraisons
- Gérer les agendas de dirigeants, suivi du planning de l'équipe, prendre les rendez-vous, réserver voyages collaborateurs/ dirigeants
- Participer à l'organisation événements annuels de l'entreprise
- Gérer l'approvisionnement des stocks - commande des fournitures nécessaires à la vie des agences
- Gérer l'interface et actions relatives aux prestataires des services généraux (fontaine à eau, edf, opérateurs téléphonique/ internet etc), au syndic de copropriétés, du service leasing de voitures
- Assurer le suivi des travaux au sein de l'agence et gérer l'interface avec les relatifs prestataires (architecte, électricien etc)
- Assurer assistance et support à l'équipe en cas de pannes et autres urgences
- Traitement de texte, rédaction ou relecture du courrier/rapports
- Assurer l'archivage des dossiers, documents, devis, factures (physique et sur réseau)

**Qualifications et savoir-faire**:

- Expérience préalable dans un rôle similaire souhaitée
- Excellentes compétences organisationnelles
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellente orthographe et compétences en communication écrite et verbale
- Rigueur dans l'accomplissement des tâches assignées.
- Bonne maîtrise des outils informatiques, word, excel.. y compris la suite Microsoft Office, suite Google et Adobe Pro
- Maitrise de Logiciels de Traitement d'images est un plus
- Maitrise de l'anglais ou d'autres langues est un plus
- Notions de comptabilité et/ou de droit et/ou domaine BTP sont un plus

**Savoir-être**
- Bonne capacité d'adaptation et esprit d'équipe
- Autonomie
- Sens de la confidentialité
- Bon