Secrétaire Médico-social - Toulon, France - AVATH

AVATH

Entreprise vérifiée

Toulon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Convention Collective**:CCN 1966
- **Classification**: Secrétaire Administrative, Technicien qualifié
- **Position hiérarchique**: est placé sous l'autorité de la Directrice du Pôle Social
- **Affectation**: Pôle social AVATH : FOJ et SAVS Toulon

**Missions générales**
- Assure la gestion administrative du Foyer Occupationnel de Jour (FOJ) et Service Accompagnement à la Vie Sociale (SAVS) Toulon,
- Met en œuvre les compétences administratives et relationnelles avec toute personne se référant à ces établissements (internes ou externes),
- Contribue, exécute et suit des procédures définies en lien avec avec le projet associatif et le cadre législatif,

**Activités**

**Participer à la qualité de l'accueil et à la transmission de l'information**:

- Prise en compte et traitement des demandes internes ou externes,
- Transmission des informations en interne et en externe,
- Participe aux réunions des équipes professionnelles et rédige les comptes rendus,

**Assurer la gestion administrative du FOJ AVATH**:

- Relatifs à l'organisation de l'établissement:

- En lien avec le siège service central (service comptabilité, paie, RH et maintenance)_
- Factures et devis fournisseurs et prestataires
- Etablir des chèques et les mettre à la signature,
- Gérer les stocks, valider les commandes fournitures, faire des demandes de devis si besoin : bureautique, petit mobilier.
- Assurer le suivi des heures supplémentaires des salariés FOJ,
- Mise à jour régulières des données,
- Participation à l'organisation d'évènements (élections du Conseil à la Vie Sociale, fêtes, rencontres familles etc.),
- Relatifs aux familles et aux usagers:

- Gestion des absences, heures des usagers,
- Assurer la facturation familles, département, organismes,
- S'assurer du suivi des paiements facturation familles, effectuer les relances si besoin,
- Etablir des attestations nécessaires aux familles,
- Gestion du calendrier des rencontres familles,
- Gestion dossier de l'usager et des accueils temporaires,

**Assurer la gestion administrative du SAVS AVATH TOULON**:

- Bilans mensuels : enregistrer les interventions sur fichier Excel, pour calcul automatique lors du bilan annuel,
- Etablir les chèques de remboursement des frais kms,
- Gérer les données relatives aux mouvements des usagers en actualisant le tableau, en lien avec les professionnels du SAVS,
- Assurer le suivi des heures supplémentaires des salariés SAVS,

**Participation au suivi qualité des établissements et services FOJ et SAVS Toulon**:

- Participation à la création des différents documents des établissements et services, et mise en forme (Bilans annuels, outils relatifs à la loi etc.),

**Profil**

**Qualification & Expérience**:

- Baccalauréat, Bac Pro Secrétariat ou équivalent,
- Expérience préalable sur un poste de secrétaire de direction/médicale/médico-sociale,

**Compétences**:

- Organisation du travail, planification et rigueur,
- Capacité à prioriser les informations,
- Bonne capacité rédactionnelle (orthographe irréprochable),
- Sens du contact et du service (contact avec le public, goût du travail en équipe), bonne expression orale,
- Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative,
- Sens de la discrétion, Respect de la confidentialité et de l'intimité des usagers et capacité à apprécier l'opportunité de la transmission d'information,
- Maîtrise des consignes d'hygiène, de sécurité,
- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d'information/logiciels,
- Savoir adapter une approche relationnelle l'égard des personnes handicapés,

**Autres**:

- Secteur d'activité soumis à l'obligation vaccinale Covid-19.

Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Nombre d'heures : 12 par semaine

Salaire : 1 710,00€ à 1 900,00€ par mois

Avantages:

- Cantine
- Horaires flexibles

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires aménageables
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Permis/certificat:

- Certificat de secrétariat médical (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/05/2023

Flextime