Responsable de Gestion Administrative en - Paris, France - HOPITAUX UNIVERSITAIRES HENRI MONDOR AP-HP Créteil

Description

**Missions principales**

Le ou la responsable de gestion administrative en restauration pour missions:

- **D'assurer un appui dans le cadre de l'organisation générale du service et de garantir la circulation des informations nécessaires à son fonctionnement**:

- Réception, centralisation et traitement des informations, documents, demandes, et répartition vers le bon interlocuteur interne le cas échéant ;
- Gestion de la boite mail générique du service ;
- Accueil physique et téléphonique des correspondants ;
- Rédaction de courriers, notes d'information ;
- Affichage des informations institutionnelles ;
- Formalisation ou actualisation des documents internes du service : création, saisie, mise en forme et suivi de documents (courriers, tableaux, rapports,) permettant d'assurer un suivi et une traçabilité.
- Gestion et organisation des réunions, évènements (convocation, préparation des documents, réservation de salles,), participation aux réunions et établissement des comptes-rendus.
- **De gérer les missions administratives inhérentes aux RH**:

- Gestion administrative des agents : recueil des documents, diffusion, classement, suivi ;
- Evaluations : centralisation des évaluations des contractuels, préparation des évaluations annuelles des titulaires (pré-remplissage), répartition auprès des cadres puis suivi des retours des évaluations signées dans les délais impartis auprès de la DRH ;
- Formations : recueil et suivi des formations demandées dans le cadre des entretiens de formation annuels, rédaction et suivi des plans de formation dans le but de fournir des statistiques ;
- Intérimaires : demandes d'achat, lien avec le service économique et les agences d'intérim ;
- Stagiaires / apprentis : contacts avec les écoles, suivi et remplissage des conventions, accueil ;
- Saisie dans Gestime des plannings fait par les cadres et affichage du planning mensuel ;
- **D'assurer la réalisation et le suivi des données et des indicateurs**:

- Budgétaires : avec le responsable du service, mise à jour des tableaux de bord et indicateurs de performance (titre 1, titre 3) ;
- RH : avec le responsable du service, mise à jour des tableaux de suivi des effectifs (rémunérés, cibles), des mouvements de personnel, de l'absentéisme ;
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats
- Évaluer la pertinence / la véracité des données, et/ou informations
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe/en réseau
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel