Assistant de Direction - Paris, France - Fyte Recruitment

Fyte Recruitment

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Notre client est un organisme professionnel du secteur de l'assurance, il recherche un Assistant de Direction F/H.

Sous la responsabilité du responsable de l'entité développement des Compétences, il garantira la qualité des missions qui lui seront confiées en adoptant une posture proactive et orientée service client et en faisant preuve d'une bonne capacité d'organisation.

De manière occasionnelle, l'Assistant de direction pourra aider un autre organisme sur accord de la direction.

**Missions principales**:
Gestion de la boîte mail de service
- Orientation des messages aux bons interlocuteurs
- Réponse sur les demandes simples
- Classement des messages traités

Gestion et suivi des habilitations des correspondants anti-fraude et enquêteurs
- Délivrer les habilitations informatiques selon les processus définis
- Mener une campagne de mise à jour annuelle auprès de nos membres

**Organisation et gestion des instances de l'association**: Bureaux, Conseils d'administration, Assemblée générale annuelle
- Organisation de la partie administrative des conseils d'administration et de l'Assemblée générale
- Envoi des convocations via publipostage ou via un outil digital pour les l'assemblée générale (maîtrise exigée pour le poste)
- Recueil et suivi des pouvoirs
- Rédaction des procès-verbaux (maîtrise exigée pour le poste)

Gestion administrative
- Standard (faible charge)

**o Gestion du courrier**: réception, tri, relecture, soumission de propositions au Directeur, archivage informatique, départ du courrier etc (faible charge)
- Liens ponctuels avec la comptabilité

**o Gestion administrative des dossiers adhérents**: vérification des dossiers des nouveaux adhérents, renseignement des tableaux de suivi, relances etc
- Réalisation de comptes-rendus
- Mise à jour des listes de diffusion dans l'outil de communication + back-up pour les communications, en lien avec sa responsable
- Au besoin, assistance de la responsable de l'entité Développement des compétences

Assistanat direct du Directeur de l'organisation
- Prises de rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Notes de frais

Autres tâches ponctuelles

**o Aide à l'organisation d'évènements**: traiteur, hôtesse, réception des participants, etc.
- Rédaction de posts sur les réseaux sociaux.

**Profil recherché**:

- Formation BTS Assistanat ou DUT Gestion des Entreprises et des Administration ou équivalent
- Expérience consolidée de plus de 5 ans
- Expérience au sein d'une association (conseils d'administration et assemblées générales) ou d'une fédération est fortement souhaitée
- Parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral est indispensable
- Intérêt marqué pour la communication et les outils digitaux

**Compétences et qualités attendues**:

- Très bonnes qualités rédactionnelles (une certification indiquant le niveau de français serait un plus)
- Pratique des logiciels bureautiques et digitaux
- Esprit de synthèse, organisation, proactivité, rigueur
- Qualités relationnelles
- Devoir de confidentialité
- A l'écoute

Poste en CDI basé à Paris 8ème, à pourvoir dès que possible.

Rémunération 40/45k€ selon profil