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- Logiciels : Maîtrise Excel, Word, Outlook, Photoshop apprécié
- Langues : Maîtrise orale et écrite du français, Notions d'anglais
- Connaissances du vocabulaire du bâtiment/copropriété
- Gestion des priorités
- Détermination
- Organisation
- Initiative
- Bon relationnel
- Autonomie
- Esprit de synthèse
- Concentration
- Dynamisme
- Intérêt pour les chiffres
- Accueil téléphonique/physique et prise de messages
- Distribution et envoi du courrier
- Traitement des mails
- Saisie, correction et mise en page de documents
- Création de documents types
- Classement/archivage des documents administratifs
- Préparation des déplacements du gérant/collaborateurs
- Suivi des abonnements (magazines, mobiles, télépéage...)
- Gestion de nos plateformes de communication : site, Instagram, Linkedin
- Mise à jour des documents légaux en ligne
- Suivi de la déclaration annuelle des chantiers
- Dépôt des chèques en banque
- Gestion des fournitures et commandes
- Gestion de la téléphonie, copieur, ménage, clés, alarmes ...
- Gestion des dysfonctionnements informatiques/téléphoniques
- Règlement des factures fournisseurs / sous-traitants
- Collecte de documents légaux sous-traitants (Urssaf, kbis, rib, assurances)
- Facturation des loyers locataires
- Recherche de nouveaux locataires
- Suivi des sinistres
- Analyse des dépenses annuelles
- Suivi des dossiers salariés (médecine du travail, infos paie, mutuelle)
- Tickets restaurant
- Suivi des congés/ arrêts maladie
- Organisation des formations professionnelles
- Suivi des conventions de stage
- Vérification et classement des pièces à comptabiliser
- Envoi des infos paie
- Envoi des documents pour déclaration des taxes et du bilan annuel
- Préparation des documents administratifs relatifs aux chantiers (OS, PV, marchés etc)
- Vérification de l'avancement de la facturation des honoraires
- Etablissement de propositions et notes d'honoraires
- Suivi des règlements des honoraires et éventuelles relances
- Suivi régulier des heures réalisées par les collaborateurs et comparatif avec les honoraires
- Suivi des tableaux de chantier
- Gestion des appels d'offres
Offre d'emploi assistant administratif - Nouvelle-Aquitaine, France - Conseil national de l'Ordre des architectes
Description
Dans le cadre d'un départ de notre secrétaire, nous recherchons un profil ayant le diplôme de niveau III (bac spécialité assistanat et gestion) pour reprendre son poste basé à Biarritz.
Au sein d'une équipe à taille humaine, nous recherchons le profil suivant :
Savoir-faire / Expérience :
Savoir-être / Compétences :
Tâches confiées – liste non exhaustive :
Secrétariat courant :
Gestion :
Ressources humaines :
En collaboration avec le comptable et le gérant :
Suivi des affaires :
Fourchette salariale : à définir selon profil
Merci de nous transmettre votre candidature à avec pour objet « candidature au poste de d'assistant administratif »