Assistant de Direction - Paris e, France - Worldskills France

Worldskills France

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

WorldSkills France est une association reconnue d'intérêt général loi 1901, dont l'objet est de valoriser les métiers et les voies de formations professionnelles, à travers des compétitions Worldskills, plus grande compétition de métiers au monde.

Membre du réseau Worldskills International qui regroupe 85 pays, nous assurons en France:

- La coordination des sélections régionales des compétiteurs ;
- L'organisation des Finales Nationales WorldSkills France tous les 2 ans
- La préparation des Equipes de France des Métiers pour participer aux compétitions internationales WorldSkills (Europe et Monde)

Intégrez notre structure et bénéficiez d'une expérience exceptionnelle

Nous recrutons un(e) **:Assistant(e) de Direction **pour accompagner la direction générale dans la gestion des trois associations Worldskills France, Worldskills France Events et Worldskills Lyon 2024.

**DESCRIPTION DU POSTE**

Au sein de la Direction générale, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à optimiser la gestion de l'activité des Présidents des trois associations, du Délégué général, de la Déléguée Générale Adjointe et du Délégué Officiel (en lien avec l'équipe internationale). En lien avec le Chef de cabinet, vous assurez la gestion et la coordination des instances des trois associations pour en assurer la cohérence et le suivi. Dans ce cadre, l'Assistant(e) de Direction a notamment pour principales missions:

- **Assistanat des Présidences, de la Direction générale**:

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Organisation des déplacements ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ) ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
- Accueillir physiquement les rendez-vous ;
- Gérer les notes de frais.
- **Assistanat du délégué Officiel en lien avec la direction internationale**:

- Organisation des déplacements ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
- **En lien avec le Chef de cabinet, préparation et organisation des instances **(Bureaux, Conseils d'Administration, Assemblées générales, commissions et autres instances)**:

- Préparation des calendriers annuels ;
- Suivi des membres, listes de diffusion, et gestion des changements auprès de la Préfecture ;
- Réservations de salles ;
- Envoi des convocations et des ordres du jour ;
- S'assurer de la collecte des éléments pour la préparation des dossiers de travail ;
- Rédaction et diffusion des PV, compte-rendu et relevés de décision ;
- Classement, archivage ;
**- Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation des dirigeants et du Délégué Officiel**
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles ;
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ) ;
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
**PROFIL**:

- Diplômé(e) du supérieur, vous possédez minimum 7 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement international et/ou associatif ;
- Maîtrise de l'anglais courant exigé ;
- Capacités d'organisation, de priorisation de l'information et des urgences - capacité à travailler en multi-tâches.
- Grand sens de l'autonomie et du service ;
- Parfaite maîtrise du Pack Office, vous avez une appétence pour les outils digitaux ;
- Excellente rédaction en français et très bonne orthographe ;
Type d'emploi : CDI, Temps plein

Salaire : à partir de 30 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Mesures COVID-19:
Application du protocole sanitaire en entreprise