Assistant-e Administratif-ve Instances - Paris, France - IRP AUTO

IRP AUTO

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Vous assurez différentes activités de gestion administrative pour le fonctionnement & le suivi des instances, et assistez votre responsable dans l'exercice de sa mission.

**Activités Principales**:

- Vous centralisez, préparez et transmettez les pièces nécessaires aux réunions des instances : ordres du jour, convocations, signatures, pouvoirs, fiches de présence, photocopies, dossiers spécifiques,
- Vous participez aux travaux de mise à jour de différents fichiers & outils (book instances,), de collationnement de documents (statuts,), et assurez diverses tâches administratives (courrier, mise sous pli, classement, notes de frais).
- Vous saisissez des comptes rendus, procès-verbaux, notes de service, rédigez des courriers types ou spécifiques à partir de notes manuscrites ou de consignes orales. Vous en réalisez la mise en page, la relecture et la diffusion (après validation).
- Vous préparez les registres des procès-verbaux, les extraits de délibération et tenez à jour les registres de présence. Vous actualisez l'Intranet Instances.
- Vous réceptionnez les pouvoirs et vous vous assurez du suivi de leur validité.
- Vous réceptionnez les appels téléphoniques, assurez le filtrage et la transmission vers le bon interlocuteur.
- Vous tenez à jour les agendas et plannings, participez à l'organisation des réunions et assurez la logistique : gestion des déplacements et des réservations (salle, hôtel, restaurant, véhicule,).
- Vous effectuez le suivi de la validité des mandats et participez aux processus de renouvellement des Instances (désignations, élections).
- Vous participez aux travaux de préparation des assemblées et aux rapports de gestion.

**Profil recherché**:

- BAC+2 Secrétariat-Assistanat ou expérience équivalente
- 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine du secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint
- Prise de notes rapide ou sténo seraient un plus
- Qualités rédactionnelles
- Capacités relationnelles
- Confidentialité et discrétion / Bon relationnel / Capacités d'intégration en équipe
- Concentration, organisation et rapidité d'exécution

**Informations utiles**:

- Localisation Paris 16e, France - pas de déplacement
- Contrat CDD - 12 mois
- Salaire 1900,00 à 2250,00 EUR par mois
- Niveau de qualification Technicien/Employé Bac +2
- Expérience 1 à 7 ans
- Modalités de travail Temps complet
- Fonction
- Secteur Banque/Assurance/Finance, Service public d'état
- Télétravail Partiel
- Les plus _
- Rémunération annuelle brute sur 13 mois + prime de vacances
- Du lundi au vendredi en horaires aménageables
- Tickets restaurants ou restaurant d'entreprise
- Remboursement des transports en commun à hauteur de 60%
- Plan d'épargne entreprise (PEE)
- Contrat de santé et prévoyance
- CSE attractif
- 25 accords collectifs qui contribuent à une bonne qualité de vie au travail et un bon équilibre vie pro/vie perso