Assistant de Direction - Strasbourg, France - Hopitaux Universitaire de Strasbourg

Hopitaux Universitaire de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos de nous**:
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

**Mission**:
**Mission principale**:
Gestion de l'information, des documents, des communications téléphoniques et de la logistique en lien avec les missions de direction de site et de l'EHPAD.

**Activités et tâches du poste**:

- Accueil et orientation des personnes (public, professionnels )
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Organisation de réunions (avec organisation de déplacements ou prestations hôtelières, le cas échéant), visites, événements
- Préparation et édition de dossiers en vue des réunions
- Frappe et mise en forme de documents
- Reproduction et diffusion de documents
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Organisation, mise à jour du stockage informatique des documents (gestion des répertoires partagés, gestion documentaire /démarche-qualité, dématérialisation)
- Gestion logistique (commande des fournitures, gestion des salles de réunion, gestion des tickets de transport)
- Veille quotidienne des mouvements des hospitalisés/ hébergés en lien avec les services de soin et le référent de l'admission de chaque secteur
- régularisation si besoin.

**Missions spécifiques à la Direction de Site**:

- Initiation et traitement des demandes d'intervention (GMAO) : opérations d'entretien et petits travaux du site
- Suivi du fonctionnement des délégations de service public du site : téléphone/télévision/internet, Foodtruck, réclamations Bionettoyage
- Après accord du directeur de site, organisation des manifestations intervenant sur le site (journées prévention, marché de Noël etc.)
- Gestion sur GESTOR des congés/RTT/absences
- Permanence téléphonique pendant les absences des assistantes de Direction des autres sites (NHC/ HTP)

**Missions spécifiques à l'EHPAD**:

- Relation avec les familles et les résidents (accueil, informations)
- Organisation du Conseil de la Vie Sociale (diffusion convocations, mise à jour régulière de la liste de diffusion, organisation de la réunion, rédaction et diffusion du Procès-Verbal)
- Participation à l'organisation des manifestations pour les résidents en lien avec les animatrices
- Participation au suivi financier des dossiers hébergements en lien avec la Trésorerie et le gestionnaire administratif référent de l'hébergement
- Saisie des bulletins de communication « Ehpad » (actuellement dans Famileo)
- Gestion de la Régie (Régisseur suppléant)
- Suivi d'un tableau de Bord financier des activités d'animation
- Archivage des dossiers hébergés

**Relation hiérarchique**:

- Cadre administratif du site

**Relations fonctionnelles**:

- Equipe administrative de la Direction de site
- Assistantes de direction des autres sites du CHU
- Organismes tutélaires et financier (Greffier, CEA, ARS, Notaires, Mairies, Tuteurs, Mandataires judiciaires etc.)
- Services de soins
- Directions du CHU
- Associations impliquées sur le site de la Robertsau
- Partenaires extérieurs (prestataires animations, autres EHPAD etc.)

**Profil**:
**Compétences requises pour le poste**:
Les savoirs-faire:

- Bon niveau rédactionnel
- Maitrises des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, BO, HusAppro, Gestion du patient, Chorus, Sagah, Gestor, CPAGE)

Les savoirs-être:

- Sens du relationnel (public âgé)
- Rigueur et méthode
- Sens de la priorisation
- Capacité à travailler en équipe
- Polyvalence
- Capacité à élaborer, adapter, optimiser un planning de travail, de rendez-vous et de visites
- Capacité à travailler en autonomie
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées

**Horaires**
- Présence de 9h à 17h
- Modèle journalier de travail : 7h30/jour
- Pause méridienne : 30 min