Office Manager - Genas, France - Groupe Oxyane

Groupe Oxyane
Groupe Oxyane
Entreprise vérifiée
Genas, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Le Groupe Oxyane vient de s'installer dans un nouveau lieu de vie qui lui permet de réunir toutes ses forces au sein de son nouveau siège social à Genas. Ce nouvel espace favorise les échanges, le travail collaboratif et nous permet de faire évoluer nos modes de travail. Afin d'accompagner cette évolution, la Direction de la Transformation, des Projets et Système d'Information (DTPSI) est à la recherche de son Office Manager F/H pour jouer un rôle clé dans la coordination et le soutien opérationnel de ses équipes.

**Responsabilités Clés**:

- ** Pilotage de l'Activité**:

- Accompagner la mise en place et le suivi du cadre de gestion de la DTPSI (usages des ressources et respect des procédures internes).
- Assister les managers et collaborateurs dans la projection et suivi du plan de charge des équipes (Build et Run).
- Préparer des indicateurs clés d'activité et de SLA de la DTPSI en lien avec les managers/chefs de projets.
- Suivre le plan de formation et la vie quotidienne de la DTPSI.
- Accompagner le Comité de Direction de la DTPSI en participant aux réunions et en mettant en place des outils de pilotage interne et notamment le suivi du Schéma Directeur SI Groupe

**Accompagnement au pilotage des Fournisseurs**:

- Mettre en place un outil de gestion des contrats et suivre les échéances/préavis.
- Soutenir les opérationnels sur les procédures d'engagement à la facturation des dépenses en lien avec le Pilotage Budgétaire dont affectation des analytiques.
- Mettre en place la Digitalisation des commandes et la facturation électronique dans une logique d'industrialisation des procédures (P2P SI)
- Implémenter des outils de pilotage de TMA et/ou contrats fournisseurs (budget et qualité de service) en concertation avec les responsable / chefs de projet des différents domaines

**Contrôle de Gestion / Suivi Budgétaire**:

- Assister les managers de la DTPSI dans le suivi budgétaire et alerter en cas de dérives.
- Gérer le reporting budgétaire mensuel.
- Participer à l'élaboration et au suivi mensuel du budget avec le Contrôle de Gestion et la Comptabilité Fournisseur.
- Suivre la facturation clients et mettre en place des outils de suivi des stocks.

**Missions Administratives et Qualité**:

- Accompagner les collaborateurs dans la gestion documentaire.
- Animer le référentiel qualité et veiller à l'utilisation des procédures internes. Assister les projets conséquents sur les aspects organisationnels et documentaires.

**Communication (Interne et Externe)**:

- Suivre le planning éditorial de l'intranet de la DTPSI pour une communication interne dynamique.
- Assurer la modération de l'intranet.
- Accompagner la DTPSI dans ses actions de communication (Processus IT, Chartes, Projets ).

Vous avez une réelle appétence pour le pilotage projet / ressources IT, notamment acquis en ESN, et vous souhaitez mettre à profit cette expérience pour nous aider à structurer le pilotage de la DTPSI.
Mettre en place des processus et outils dans une logique de progrès continue et au service de nos clients internes vous anime.

Votre expérience dans la gestion administrative et opérationnelle est confirmée par les divers projets que vous avez menés lors de votre carrière et vous faites preuve d'une véritable appétence pour le contrôle de l'emploi des ressources IT.

Ce poste requiert des qualités en organisation, communication et animation, des aptitudes dont vous disposez indéniablement. Votre maîtrise des outils bureautiques est indispensable, le développement de processus/outil de gestion interne vous plaît. Votre énergie, votre proactivité et votre adaptabilité sont des atouts majeurs qui sauront faire la différence.

Habitué(e) à travailler avec une direction vous savez gérer la discrétion et la confidentialité nécessaire pour ce type de poste.

Nous plaçons nos collaborateurs au cœur de notre succès, et nous croyons en la récompense de l'engagement. Sous condition d'ancienneté, nous vous offrons des avantages, tels que:

- Prime de 13ème Mois : Une reconnaissance tangible de votre dévouement envers notre équipe.
- Participation et Intéressement : Partageons ensemble les fruits de notre succès collectif.
- Retraite supplémentaire : Investissons dans votre avenir pour une tranquillité d'esprit à long terme.
- Carte de Remise Magasin : Profitez d'avantages exclusifs
- Oeuvres Sociales du CSE : Accédez à une gamme d'activités et d'avantages pour enrichir votre vie en dehors du travail.

Ce poste est éligible au télétravail.

Vous bénéficierez de 11 jours de Journées Non Travaillées par an, vous permettant de profiter pleinement de votre temps libre.

Et parce que votre bien-être est notre priorité, notre Mutuelle Familiale, avec une prise en charge par Oxyane (à hauteur de 30€), assure une couverture complète pour vous et vos proches.

Nous nous engageons à créer un environnement où votre contribut
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