Assistant(E) Administratif(Ve) - Valbonne, France - ARMINES

Description

ARMINES est en France la première organisation privée de recherche contractuelle, adossée à des Ecoles d'ingénieurs de premier rang, acteur majeur de la recherche partenariale sur un large domaine de thématiques scientifiques et techniques avec des partenaires publics et industriels en France, en Europe et à l'International. Créée en 1967, elle compte aujourd'hui près de 350 salariés répartis dans des Centres de recherche communs avec ses Ecoles partenaires (MINES Paris, ENSTA) et elle réalise un chiffre d'affaires annuel de près de 30 millions d'euros.

Le poste proposé est un contrat ARMINES, de droit privé. Cependant, le(a) assistant(e) administratif(ve) générale sera affecté(e) dans les locaux de Mines Paris - Centre PERSEE. Armines participe à la recherche partenariale de Mines Paris - PSL en apportant ses moyens propres (humains et matériels) dans les centres communs avec l'École et en assure la gestion contractuelle.

**DESCRIPTION DU PROFIL DE POSTE**

Placé(e) sous l'autorité directe de l'un des enseignants-chercheurs du groupe TeP, et sous la responsabilité « opérationnelle » de la responsable administrative du Centre, le(la) titulaire du poste sera chargé(e) de missions d'appui à l'équipe de recherche TeP. Elle sera en étroite collaboration avec le pool administratif du centre PERSEE.

Les missions consisteront à assurer le suivi administratif du projet:
1) **Secrétariat administratif**
- Suivi de la facturation fournisseurs
- Planification et suivi des opérations de maintenance
- Envoi des échantillons aux USA
- Participation aux réunions avec MONOLITH (2 / semaine)
- Rédaction de comptes rendus
- Suivi des plannings
- Organisation d'événements en relation avec le projet
- Relations administratives et institutionnelles les partenaires du projet (audits internes)

**2) Appui à la gestion financière et comptable**
- Suivi du budget mensuel du groupe
- Gestion, suivi et réception des commandes pour le groupe TeP
- Gestion des stocks
- Gestion des approvisionnements pour le dispositif expérimental triphasé (gaz, matériel, consommables)

3**) Déplacements / missions**:

- Préparation des missions et voyages en lien avec la chargée de voyages du centre

4) **Appui aux ressources humaines**
- Participation au suivi des stagiaires et aux recrutements
- Suivi de formations professionnelles
- Suivi des plannings personnels techniques
- Appui à la gestion des congés

5**) Communication**
- Participation à l'animation et l'organisation du Centre.
- Interactions avec le pool de secrétaires
- Participation à la communication du groupe TEP
- Préparation des meetings : réservation des salles, accueil, pauses, etc
- Relations avec l'administration locale MPT (Sophia, Paris)
- Support aux divers Enseignants-chercheurs
- Participation à l'animation et vie du groupe Tep, team building
- Gestion de questions " hygiène et sécurité " spécifiques

**SPECIFICITES DU PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E)**

**Savoir-faire techniques et relationnels**
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)
- Savoir s'organiser efficacement, capacité à gérer simultanément plusieurs activités, capacité à gérer les urgences
- Savoir être réactif et disponible - autonome - Avoir le sens de l'initiative
- Savoir utiliser les outils de communication, aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite

**Qualité et aptitudes**
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Respect des procédures et des normes
- Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
- Confidentialité, discrétion
- Maîtrise de l'anglais (niveau B2)
- Esprit d'analyse et de synthèse

**Expériences et formation requise**
- Une première expérience est fortement requise
- Minimum Niveau BTS Secrétariat bureautique

**DOSSIER DE CANDIDATURE**
- un CV détaillé,
- une lettre de motivation,
- copie du diplôme le plus élevé

Armines s'engage en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap, ainsi ce poste est ouvert à toutes et à tous.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 18 mois

Salaire : 2 350,00€ à 2 700,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 02/05/2023