Assistant Accueil Invités - Annecy, France - CITIA

CITIA

Entreprise vérifiée

Annecy, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

CITIA est un centre de ressources et de compétences dans le domaine de l'image et des industries créatives, qui se décline autour de trois axes : la culture, l'économie et les formations.

CITIA organise le **Festival international du film d'animation et le Mifa** (Marché international du film d'animation).

Au fil de ses 60 ans d'existence, le Festival d'Annecy et son marché se sont imposés en tant qu'événements de référence dédiés à l'animation, rassemblant les plus grands professionnels du secteur et célébrant la créativité et la diversité des styles et techniques d'animation. Chaque année, CITIA recrute pour ses manifestations de nombreux talents en CDD ou stage notamment.

CITIA contribue également au développement économique local par une offre de formations, un soutien aux entreprises du secteur et l'animation du lieu totem des Papeteries - Image Factory.

Enfin CITIA prépare activement **l'ouverture prochaine de la future Cité du Cinéma d'Animation** qu'il opèrera au sein du Haras d'Annecy à horizon 2025.

**Date de début/Durée du CDD **:du 8 avril au 12 juillet 2024

**CONTEXTE**

Dans le cadre de la prochaine édition du Festival et du Marché international du film d'animation qui aura lieu du 9 au 15 juin 2024, et sous la responsabilité de la cellule « Protocole » rattachée à la direction, CITIA recherche un CDD en charge des transports des invités, et en renfort pour leurs hébergements.

**MISSIONS**

En collaboration avec le reste du service et en binôme avec une personne en charge des transports des participants payants, la personne recrutée assurera les missions suivantes:
TRANSPORTS, gestion des transports des invités

En amont du festival:

- Saisie et gestion des informations des invités dans la base de données interne
- Envoi des formulaires d'invitations
- Faire le lien avec le prestataire de transports (arrivées à l'aéroport de Genève, mise en place et composition des navettes)
- Anticipation et préparation des déplacements « intramuros » de ces invités pendant la semaine du festival

Pendant la semaine du festival:

- Suivi, avec le prestataire transport, du bon déroulement des transferts liés aux arrivées et aux départs des invités (principalement depuis et vers l'aéroport de Genève mais aussi la gare d'Annecy).
- Gestion des déplacements intramuros des invités : être en lien avec les services invitants (Direction, Communication, Presse, MIFA ), les invités, les chauffeurs et le prestataire de transport. Réserver les navettes, communiquer avec les invités, veiller au bon déroulement des transferts. Être le point de contact principal pour le prestataire pour les navettes intramuros.
- Responsable du Desk « Transferts » à l'accueil du Festival (gestion de 4 bénévoles, réponses aux demandes, achats et modifications de transferts) et du Desk à l'aéroport de Genève.

Après le festival:

- Suivi et saisie de la facturation
- Bilan chiffré (graphiques, réussites et potentiels points d'amélioration pour l'édition suivante)

RENFORT HEBERGEMENT INVITES
- Soutien à la gestion de l'hébergement des invités, en collaboration avec la chargée d'hébergement
- Répartition et attribution des chambres dans les hôtels pour les 500 invités.
- Suivi du remplissage des chambres dans le respect du budget préalablement défini et des contingents retenus dans les hôtels partenaires.
- Aide au logement divers (participants payants, équipe, particuliers)
- Aide à la recherche de logements pour les groupes, partenaires importants ou équipe.
- Suivi du tableau des logements proposés par des particuliers et mises en relations.

Toute autre mission en lien avec l'accueil des invités (transports ou hébergement) pourra vous être demandée.

BILAN

Rédaction d'un bilan des missions effectuées (rapport, chiffres, statistiques, suggestions pour l'année N+1, etc.).

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Expérience de en tourisme/évènementiel appréciée
- Niveau Licence (Bac +2/+3)
- Maitrise de l'anglais (écrit, parlé) - participants en provenance de plus de 100 pays
- Maîtrise de Microsoft 365 et Outlook
- Expérience en gestion de base de données (FMP) est un plus
- Sens de l'organisation et de la logistique, dynamique, réactif
- Qualités relationnelles : sens du service, de l'accueil et diplomatie
- Esprit d'équipe
- Bonne gestion du stress
- Capacité à travailler en autonomie et sens de l'initiative
- À la recherche de tous les talents, CITIA s'engage en faveur de la diversité. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap._

**INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES**
- Rémunération en brut mensuel selon profil
- Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité nécessaire pour le Festival et le Mifa)
- Candidature avant le 25/02/2024
- Entretien début mars 2024

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